Adatok konszolidálása Excelben – hogyan kell végrehajtani, és milyen követelmények vonatkoznak a táblázatokra

Az adatkonszolidáció egy olyan szolgáltatás az Excelben, amelynek köszönhetően a felhasználóknak lehetőségük van több tábla adatait egybe egyesíteni, valamint az azonos vagy különböző fájlokban lévő lapokat egybe egyesíteni.

A konszolidáció befejezéséhez szükséges táblázatokra vonatkozó hivatalos követelmények

A „Konszolidálás” opció nem működik, ha a táblázatok nem felelnek meg a követelményeknek. Az adategyesítési eljárás sikeres befejezéséhez a következőket kell tennie:

• ellenőrizze a táblázatban, hogy nincsenek-e üres sorok/oszlopok, és törölje azokat, ha vannak;
• ugyanazokat a sablonokat használja;
• kövesse az oszlopok nevét, nem különbözhetnek egymástól.

Alapvető konszolidációs módszerek az Excelben

Ha különböző jelentésekből, táblázatokból, azonos típusú tartományokból származó adatokat egyetlen közös fájlba gyűjt össze, többféle módszert is használhat. Az alábbiakban az adatok összegzésének két fő módszerét tárgyaljuk: pozíciónként és kategóriánként.

• Az első változatban az eredeti régiókban lévő adatok ugyanabban a sorrendben vannak, amelyben az azonos címkéket alkalmazzák. Pozíciónkénti felgöngyölítés 3-4 lap adatainak összevonásához, amelyek ugyanazon a sablonon alapulnak, például a pénzügyi kimutatások alkalmasak ennek a módszernek az ellenőrzésére.
• A második lehetőség: az adatok véletlenszerű sorrendben vannak, de azonos címkékkel. Konszolidáljon kategóriák szerint, ha több, különböző elrendezésű, de azonos adatcímkével rendelkező munkalap adatait kombinálhatja.

Fontos! Ennek a módszernek sok közös vonása van a pivot tábla kialakításával. A kategóriákat azonban átszervezheti a kimutatásban. 

• Van egy harmadik módja is az adatok kombinálásának – ez a képletekkel történő konszolidáció. Igaz, a gyakorlatban ritkán használják, annak köszönhetően, hogy sok időt vesz igénybe a felhasználótól.

Lépésről lépésre szóló utasítások a konszolidáció végrehajtásához az Excelben

Ezután megvizsgáljuk a konszolidáció legegyszerűbb és leggyorsabb módját.

Tehát hogyan csatlakozhat több asztalhoz:

1. Először létre kell hoznia egy új lapot, amely után a szoftver automatikusan hozzáadja a jobb oldalra. Ha szükséges, a lapot a bal egérgombbal más helyre húzhatja (például a lista végére).
2. A hozzáadott lapot, álljon abban a cellában, amellyel dolgozni fog. Ezután lépjen az „Adatok” fülre, keresse meg az „Adatok kezelése” részt, kattintson a „Konszolidáció” elemre.
3. Egy kis beállítási ablak jelenik meg a monitoron.
4. Ezután ki kell választania a megfelelő funkciót az adatok kombinálásához.
5. A funkció kiválasztása után lépjen a „Link” mezőre a benne található kattintással. Itt egyenként kell kijelölnie egy cellatartományt. Ehhez először váltson át az első lemezzel rendelkező lapra.
6. Ezután válassza ki a lemezt a fejléccel együtt. Győződjön meg arról, hogy minden megfelelően történt, majd kattintson a „Hozzáadás” ikonra. Mellesleg a koordinátákat saját maga is frissítheti / módosíthatja a billentyűzet segítségével, de ez kényelmetlen.
7. Ha új dokumentumból szeretne kiválasztani egy tartományt, először nyissa meg azt Excelben. Ezt követően az első könyvben indítsa el az összevonási folyamatot, és váltson át a másodikra, válassza ki benne a megfelelő lapot, majd jelölje ki a cellák egy részét.
8. Ennek eredményeként az első bejegyzés megjelenik a „Tartományok listájában”.
9. Térjen vissza a „Link” mezőbe, távolítsa el az összes benne lévő információt, majd adja hozzá a fennmaradó táblák koordinátáit a tartományok listájához.
10. Jelölje be a következő funkciók melletti négyzeteket: „Felső sor címkéi”, „Bal oldali oszlopértékek”, „Forrásadatokra mutató hivatkozások generálása”.
11. Ezután kattintson az „OK” gombra.
12. Az Excel végrehajtja az eljárást és létrehoz egy új dokumentumot a beállított paraméterek és a kiválasztott függvények szerint.

A példában a linkelést választottuk, így a kimenetet a részlet megjelenítése/elrejtése érdekében csoportosítottuk.

További információ a tartományok használatáról, a hivatkozások hozzáadásáról és eltávolításáról

• Az új tartomány adatkonszolidációhoz való használatához ki kell választania a „Konszolidálás” opciót, kattintson a „Link” mezőre, és válassza ki a tartományt, vagy szúrjon be egy hivatkozást. A „Hozzáadás” gombra kattintás után a hivatkozás megjelenik a tartományok listájában.
• A hivatkozás eltávolításához válassza ki azt, és kattintson az „Eltávolítás” gombra.
• A hivatkozás módosításához válassza ki azt a tartományok listájából. Megjelenik a „Link” mezőben, ahol frissíthető. A műveletek elvégzése után kattintson a „Hozzáadás” gombra. Ezután távolítsa el a módosított hivatkozás régi verzióját.

Az adatkonszolidáció segít összevonni a szükséges információkat, amelyek nemcsak a különböző táblázatokban és lapokban, hanem más fájlokban (könyvekben) is megtalálhatók. A keverési eljárás nem sok időt vesz igénybe, és a lépésről lépésre történő utasítások segítségével könnyen elkezdhető.