tartalom
Az Excel-felhasználók gyakran szembesülnek azzal, hogy a cellákat bizonyos logikai sorrendben elrendezett adatokkal kell kitölteni. Vagy például előrejelzést készíteni arról, hogy a jelenlegi trend folytatódása esetén mennyi lesz egy adott mutató értéke egy adott pillanatra. Most már nem kell tucatnyi képletet ismernie mindehhez. Elég pár kattintás, és a probléma megoldódott. Mindez az automatikus kiegészítésnek köszönhető.
Ez a funkció elképesztő a maga kényelmében. Lehetővé teszi például a naptári hónapok gyors listázását, vagy úgy alakítását, hogy minden hónapnak csak a 15. és az utolsó napja jelenjen meg (például a számviteli jelentésekben).
Hogyan tudod kihasználni ezt a nagyszerű funkciót?
A jobb alsó sarokban van egy négyzet, húzásával folytathatja az értékek sorozatát, amelyben egy bizonyos minta található. Például, ha az első nap hétfő, akkor ennek az egyszerű műveletnek a végrehajtásával a következő sorokba helyezhet értékeket: kedd, szerda, csütörtök, péntek és így tovább.
Ha egy cellában van értékkészlet, például 1,2,4, 8, 16, akkor mindegyiket kijelölve és a dobozt lefelé húzva folytathatja a számsort 32-ig, XNUMX-ig, XNUMX-ig stb. Ez lehetővé teszi az időköltségek jelentős csökkentését.
Ugyanígy létrejön a hónapnevek listája.
És így néz ki az automatikus kiegészítés használata aritmetikai progresszióhoz. Példánkban két cellát használunk 1,3, XNUMX értékkel, majd az automatikus kiegészítés folytatja a számsort.
Sőt, a vétel akkor is működik, ha a szám benne van a szövegben. Például, ha beírja, hogy „1 negyed”, és lehúzza a dobozt, a következőt kapja.
Valójában ezek mind az alapok, amelyeket tudnod kell. De ha professzionálisabban szeretné elsajátítani az Excellel való munkavégzés készségeit, megismerkedhet néhány chippel és trükkel.
Az automatikus kiegészítés adatlista használata
Természetesen az Excel nem képes felsorolni a hónapokat vagy a hét napjait. Tegyük fel, hogy van egy listánk azon városokról, ahol cégünk szolgáltató központokat hozott létre. Először le kell írni a teljes listát a „Lista módosítása” menüpontban, amely a Fájl – Opciók – Speciális – Általános – Listák szerkesztése menüpontban érhető el.
Ezután megjelenik egy ablak az Excelbe automatikusan beépített listákkal.
Itt nem sok van belőlük. De ez a félreértés könnyen orvosolható. Ehhez van egy jobb oldali ablak, amelyben az uXNUMXbuXNUMXbis beírható a megfelelő értéksor. A rögzítés kétféleképpen történhet, vesszővel és oszlopban is. Ha sok az adat, akkor azok importálhatók. Így sok időt takaríthat meg.
Mi kell ehhez? Először létre kell hoznia a városok listáját valahol a dokumentumban, majd csak egy linket kell létrehoznia az alábbi mezőben.
A lista most létrejött, és az összes többi cella kitöltésére használható.
A szöveges formátumú listákon kívül az Excel lehetővé teszi számsorok létrehozását, valamint egy bizonyos minta szerint elrendezett dátumlistát. Ennek az anyagnak a legelején megadták az egyik felhasználási módot, de ez egy primitív szint. Rugalmasabban használhatja ezt az eszközt, akár egy igazi ászt.
Először kiválasztjuk a szükséges sorozatértékeket (egy vagy több) a tartomány azon részével együtt, amelyet a listához használunk. Ezután a felső panelen megtaláljuk a „Kitöltés” gombot, és a megjelenő menüben kattintson a „Progression” gombra.
Ezután megjelenik egy ablak a beállításokkal.
Bal oldalán találhatók a választógombok, amelyekkel beállíthatja a leendő sorozat helyét: sorok vagy oszlopok szerint. Az első esetben a lista lefelé, a másodikban pedig jobbra fog menni.
Közvetlenül a helybeállítástól jobbra található egy panel, ahol kiválaszthatja a numerikus sorozat típusát. Több lehetőség közül lehet választani:
- Számtan. Minden következő cellában az érték egy bizonyos számmal nagyobb, mint az előző. Értékét a „Step” mező tartalma határozza meg.
- Geometriai. Minden következő érték többszöröse az előzőnek. Hogy pontosan mennyi, az attól függ, hogy a felhasználó melyik lépést jelölte meg.
- Dátumok. Ezzel az opcióval a felhasználó létrehozhat egy dátumsorozatot. Ha ezt a típust választja, a mértékegység további beállításai aktiválódnak. Ezeket figyelembe veszik a sorrend összeállításakor: nap, munkanap, hónap, év. Tehát, ha a „munkanap” elemet választja, akkor a hétvégék nem fognak szerepelni a listában.
- Automatikus kiegészítés. Ez a lehetőség hasonló a jobb alsó sarok húzásához. Egyszerűen fogalmazva, az Excel maga dönti el, hogy kell-e folytatnia a számsort, vagy érdemesebb egy hosszabb listát készíteni. Ha előre megadja a 2-es és 4-es értékeket, akkor a következőben a 6-os, 8-as stb. Ha ezt megelőzően több cellát tölt ki, akkor a „lineáris regresszió” funkciót fogja használni (ez egy nagyon érdekes lehetőség, amely lehetővé teszi, hogy előrejelzést készítsen a meglévő trend alapján).
A párbeszédpanel alján, amint már láthatja, két lehetőség van: a lépésméret, amelyet fentebb tárgyaltunk, és a határérték.
Az összes művelet elvégzése után meg kell nyomnia az „OK” gombot. Ugyanígy létrejön egy bizonyos időszakra vonatkozó munkanapok listája (például 31.12.2020./XNUMX/XNUMX-ig). És a felhasználónak nem kell rengeteg felesleges mozdulatot végrehajtania!
Ez az, a beállítás kész. Most nézzünk meg néhány professzionálisabb automatikus kiegészítési módszert.
Az egér használata
Ez a legkényelmesebb módja az automatikus kiegészítésnek, amely lehetővé teszi a legbonyolultabb műveletek elegáns végrehajtását is. Két lehetőség van a használatára: a bal egérgombbal vagy a jobb gombbal. Például a feladat az, hogy számlistát készítsünk növekvő sorrendben, ahol minden következő érték eggyel nő. Általában ehhez egy egységet írnak be az első cellába, és egy kettőt a másodikba, majd húzzák a jobb alsó sarokban lévő dobozt. De ezt a célt más módszerrel is elérhetjük – egyszerűen az első cella kitöltésével. Ezután le kell húznia a jobb alsó sarokból. Ezután egy négyzet alakú gomb jelenik meg. Kattintson rá, és válassza ki a „Kitöltés” elemet.
Használhatja a „Csak formátumok kitöltése” funkciót is, amellyel csak a cellaformátumokat bővítheti ki.
De van egy gyorsabb módszer: tartsa lenyomva a Ctrl gombot, miközben párhuzamosan húzza a cellát.
Igaz, csak számsorozatok automatikus kiegészítésére alkalmas. Ha más típusú adatokkal próbálja kihúzni ezt a trükköt, akkor az uXNUMXbuXNUMXb értékeket egyszerűen a következő cellákba másolja.
Van mód a helyi menü hívásának felgyorsítására. Ehhez húzza a dobozt a jobb egérgomb lenyomva tartásával.
Ezután megjelenik egy parancskészlet. Tehát a „Progresszió” menüpontra kattintva előhívhat egy párbeszédpanelt további automatikus kiegészítési beállításokkal. De van egy korlátozás. A sorozat maximális hossza ebben az esetben az utolsó cellára korlátozódik.
Annak érdekében, hogy az automatikus kiegészítés a kívánt értékig (adott szám vagy dátum) megtörténjen, meg kell nyomnia a jobb egérgombot, miután a kurzort előzőleg a mezőre irányította, és le kell húznia a jelölőt. Ezután a kurzor visszatér. És az utolsó lépés az egér elengedése. Ennek eredményeként megjelenik egy helyi menü az automatikus kiegészítés beállításaival. Válasszon egy progressziót. Itt csak egy cella van kijelölve, ezért a beállításokban meg kell adni az összes automatikus kitöltési paramétert: irány, lépés, határérték, majd nyomja meg az OK gombot.
Különösen érdekes Excel-függvény a lineáris és exponenciális közelítés. Lehetővé teszi az értékek változásának előrejelzését a meglévő minta alapján. Az előrejelzés elkészítéséhez általában speciális Excel-függvényeket kell használni, vagy összetett számításokat kell végezni, amelyekben a független változó értékeit helyettesítik. Ezt a példát sokkal könnyebb a gyakorlatban bemutatni.
Például létezik egy mutató dinamikája, amelynek értéke minden periódusban ugyanannyival növekszik.
Sokkal könnyebb megérteni, hogyan jósolják meg az értékeket lineáris trenddel (amikor minden következő mutató egy bizonyos értékkel nő vagy csökken). Erre a szabványos Excel függvények alkalmasak, de célszerűbb olyan grafikont rajzolni, amelyen a trendvonal, a függvény egyenlete és a várható érték látható a nagyobb áttekinthetőség érdekében.
Ahhoz, hogy megtudja, mi lesz az előrejelzett mutató számszerűen, a számítás során a regressziós egyenletet kell alapul venni (vagy közvetlenül az Excelbe beépített képleteket kell használnia). Ennek eredményeként sok olyan cselekvés lesz, amelyet nem mindenki érthet meg azonnal.
De a lineáris regresszió lehetővé teszi az összetett képletek és az ábrázolás teljes elhagyását. Csak használja az automatikus kiegészítést. A felhasználó egy sor adatot vesz fel, amely alapján előrejelzést készít. Ezt a cellakészletet kijelöljük, majd megnyomjuk a jobb egérgombot, amivel a tartományt a kívánt számú cellával kell húzni (attól függően, hogy a jövőben milyen távolságra számítjuk a becsült értéket). Megjelenik egy helyi menü, ahol ki kell választania a „Lineáris közelítés” elemet. Ez az, olyan előrejelzést kapunk, amely nem igényel különösebb matematikai készségeket, ábrázolást vagy képletek származtatását.
Ha a mutatók az egyes időszakokban bizonyos százalékkal nőnek, akkor exponenciális növekedésről beszélünk. Például a járvány dinamikájának előrejelzése vagy a bankbetét kamatai előrejelzése éppen ilyen mintán alapul.
Nincs hatékonyabb módszer az exponenciális növekedés előrejelzésére, mint amit leírtunk.
Az egér használata a dátumok automatikus kitöltéséhez
Gyakran meg kell bővíteni a már meglévő dátumlistát. Ehhez egy dátumot veszünk, és a jobb alsó sarokban a bal egérgombbal húzzuk. Megjelenik egy négyzet alakú ikon, ahol kiválaszthatja a kitöltési módot.
Például, ha egy könyvelő táblázatot használ, a „hétköznap” opció megfelel neki. Erre az elemre minden olyan szakembernek is szüksége lesz, akinek napi tervet kell készítenie, például a HR-nek.
És itt van egy másik lehetőség, hogyan lehet végrehajtani a dátumok automatikus kitöltését az egérrel. Például egy cégnek a hónap 15-én és az utolsó napján kell fizetést fizetnie. Ezután meg kell adnia két dátumot, le kell húznia őket, és ki kell választania a „hónapok szerinti” kitöltési módot. Ezt megteheti a jobb alsó sarokban lévő négyzeten a bal egérgombbal, vagy a jobb gombbal, majd a helyi menü automatikus meghívásával.
Fontos! Marad a 15. hónaptól függetlenül, az utolsó pedig automatikus.
A jobb egérgombbal beállíthatja a haladást. Például készítsen listát az idei munkanapokról, amelyek még december 31-ig tartanak. Ha az automatikus kitöltést a jobb egérgombbal vagy a négyzeten keresztül elérhető menün keresztül használja, akkor van egy „Azonnali kitöltés” lehetőség. A fejlesztők először az Excel 2013-ban biztosították ezt a funkciót. Szükséges, hogy a cellák egy bizonyos minta szerint legyenek kitöltve. Ezzel sok időt takaríthat meg.
Következtetések
Valójában ez minden. Az automatikus kiegészítés egy nagyon hasznos funkció, amely segít számos munkafolyamat automatizálásában és előrejelzések készítésében a minták alapján. Nincs szükség további képletekre vagy számításokra. Elég néhány gombot megnyomni, és az eredmények varázsütésre jelennek meg.