tartalom
Az idő és a dátum használata a Microsoft Excel használatának fontos szempontja. Ma megtudhatja, hogyan adhat meg különböző módokon egy dátumot, hogyan határozhatja meg a mai dátumot időbélyegző segítségével, vagy hogyan használhat dinamikusan változó értékeket. Azt is megérti, hogy milyen műveletekkel tölthet ki egy oszlopot vagy sort a hét napjaival.
Számos lehetőség van dátum hozzáadására az Excelhez. Attól függően, hogy milyen célokat követ, a cselekvések eltérőek. A feladatok pedig bármiek lehetnek: adja meg a mai dátumot, vagy adjon hozzá egy dátumot a laphoz, amely automatikusan frissül, és mindig megmutatja, hogy éppen mi van az órán és a naptáron. Vagy azt szeretné, hogy a táblázat automatikusan kitöltse a munkanapokat, vagy véletlenszerű dátumot szeretne megadni. Nem számít, milyen célokat követel, ma megtanulod, hogyan érd el azokat.
Hogyan írjunk be dátumot az Excelben
A felhasználó többféle módszerrel és formátummal beírhatja a dátumot a táblázatba. Írhatja például úgy, hogy 1. január 2020., vagy 1.01.2020. január XNUMX., XNUMX. Függetlenül attól, hogy milyen formátumban kell megadni a dátumot, a program automatikusan megállapítja, hogy a felhasználó rögzíteni akarja-e. Nagyon gyakran maga a program formázza az értéket a Windowsban beállított formátum alapján, de bizonyos esetekben lehetséges a formázás a felhasználó által megadott formában.
Mindenesetre, ha a felhasználó dátumformátuma nem kielégítő, a cellabeállításokban módosíthatja azt. Hogyan érthető, hogy a felhasználó által megadott érték az Excel dátumként definiált? Ezt az érték jobbra, nem pedig balra igazítása jelzi.
Ha az Excel nem tudta meghatározni a bevitt adatokat és a megfelelő formátumot hozzárendelni, és azt látja, hogy nem a cella jobb szélén találhatók, akkor megpróbálhatja a dátumot bármilyen más formátumban megadni, amely közel áll a szabványoshoz. . Ha meg szeretné tekinteni, hogy jelenleg melyik elérhető, lépjen a „Cellaformátum” menübe, amely a „Kezdőlap” fülön található „Szám” részben található.
Ha erre szükség van, a felhasználó egyszerűen módosíthatja a dátumot tartalmazó cella ábrázolásának nézetét. Ehhez a fent leírt Cellák formázása ablakot használhatja.
Meghívható a Ctrl + 1 billentyűkombinációval is.
Néha a felhasználó olyan helyzettel szembesül, amikor egy cella nagyszámú rács formájában jelenik meg, amelyek benne vannak. Ez általában azt jelzi, hogy a program a cellaméret növelésére kéri a felhasználót. A probléma megoldása nagyon egyszerű. Elég, ha duplán kattint annak az oszlopnak a jobb szélére, amelyben ez a hiba jelenik meg. Ezt követően az oszlop celláinak szélessége automatikusan meghatározásra kerül, az abban található szöveges karakterlánc legnagyobb hossza alapján.
Alternatív megoldásként beállíthatja a megfelelő szélességet úgy, hogy a jobb oldali szegélyt addig húzza, amíg a cella szélessége megfelelő lesz.
Az aktuális dátum és idő beillesztése
Két lehetőség van az aktuális idő és dátum beszúrására az Excelben: statikus és dinamikus. Az első időbélyegzőként szolgál. A második lehetőség lehetővé teszi, hogy mindig a cellában tartsa az aktuális dátumot és időt.
Mit lehet tenni annak érdekében, hogy az időbélyeg mindig naprakész legyen? Ehhez használja az alábbi képleteket. Mindig az aktuális dátumot és időt mutatják.
Ha statikus időt kell beállítania, akkor speciális Excel-eszközöket használhat, amelyeket gyorsbillentyűkkel hívnak meg:
- Ctrl + ; vagy Ctrl + Shift + 4 – ezek a gyorsbillentyűk automatikusan beillesztik a cellába azt a dátumot, amely akkor releváns, amikor a személy rákattint ezekre a gombokra.
- Ctrl + Shift + ; vagy Ctrl+Shift+6 – segítségükkel rögzíthetjük a pontos időt.
- Ha a pillanatnyilag releváns időt és dátumot is be kell illesztenie, először meg kell nyomnia az első billentyűkombinációt, majd a szóköz billentyűt, és hívnia kell a második kombinációt.
Milyen konkrét kulcsokat kell használni? Minden az aktuálisan aktivált elrendezéstől függ. Ha az angol elrendezés most be van kapcsolva, akkor az első kombinációt használjuk, de ha az elrendezés a második (vagyis azt, amely közvetlenül a „vagy” szó után következik).
Meg kell jegyezni, hogy ezeknek a gyorsbillentyűknek a használata nem mindig ideális. Bizonyos esetekben a fent leírt kombinációk közül csak az egyik működik, függetlenül attól, hogy melyik nyelvet választottuk. Ezért a legjobb módja annak, hogy megértsük, melyiket használjuk, ha tesztelünk.
Általános szabály, hogy a minta a következő: minden attól függ, hogy melyik nyelvet telepítették a fájl megnyitásakor. Ha angol, akkor még ha módosítja is az elrendezést -re, a helyzet egyáltalán nem fog változni. Ha a nyelv telepítve volt, akkor még akkor is, ha angolra változtatja, akkor a nyelvnek megfelelő képletet kell használnia.
Állandó időbélyeg automatikus beállítása (képletekkel)
Annak érdekében, hogy a cella mindig megjelenítse az időt, speciális képletek vannak. A konkrét képlet azonban attól függ, hogy a felhasználó milyen feladatokat végez. Tehát, ha az idő szokásos megjelenítése a táblázatban elegendő, akkor a funkciót kell használni TDATA(), amely nem tartalmaz érveket. Miután beszúrtuk a cellába, a fent leírt módon módosítjuk a formátumát „Idő”-re.
Ha később ezen adatok alapján valami mást fog tenni, és a kapott eredményt képletekben használja, akkor jobb, ha egyszerre két függvényt használ: =DÁTUM()-MA()
Ennek eredményeként a napok száma nulla lesz. Ezért csak az idő marad a képlet által visszaadott eredményként. De itt is időformátumot kell használni, hogy minden úgy működjön, mint egy óra. A képletek használatakor figyelni kell a következő árnyalatokra:
- Az adatok nem frissülnek folyamatosan. Ahhoz, hogy a dátum és az idő az aktuálisra változzon, be kell zárnia az ablakot, miután előzőleg elmentette, majd újra meg kell nyitnia. A frissítés akkor is megtörténik, ha engedélyez egy ehhez a funkcióhoz konfigurált makrót.
- Ez a funkció a rendszerórát használja adatforrásként. Ezért, ha helytelenül vannak konfigurálva, a képlet szintén nem fog megfelelően működni. Ezért ajánlatos beállítani a dátum és az idő automatikus észlelését az internetről.
Most képzeljünk el egy ilyen helyzetet. Az A oszlopban van egy táblázatunk az áruk listájával. Közvetlenül az elküldés után a vevőnek be kell írnia az „Igen” értéket egy speciális cellába. Feladat: automatikusan rögzítse azt az időpontot, amikor valaki az „Igen” szót írta, és ezzel egyidejűleg védje meg a változástól.
Milyen intézkedésekkel lehet elérni ezt a célt? Például megpróbálhatja használni a funkciót HA, amely szintén ugyanazt a függvényt fogja tartalmazni, de egy másik cella értékétől függő adatokkal. Sokkal könnyebb ezt példán keresztül demonstrálni. A képlet így fog kinézni: =HA(B2=”Igen”, IF(C2=””;DATE(); C2); „”)
Fejtsük meg ezt a képletet.
- B az az oszlop, amelyben rögzítenünk kell a szállítási visszaigazolást.
- A C2 az a cella, ahol az időbélyeg megjelenik, miután a B2 cellába beírtuk az „Igen” szót.
A fenti képlet a következőképpen működik. Ellenőrzi, hogy az „Igen” szó szerepel-e a B2 cellában. Ha igen, akkor egy második ellenőrzést hajtanak végre, amely ellenőrzi, hogy a C2 cella üres-e. Ha igen, akkor az aktuális dátum és idő kerül visszaadásra. Ha a fenti funkciók egyike sem működik IF más paramétereket tartalmaz, akkor semmi sem változik.
Ha azt szeretné, hogy a feltétel a „ha legalább egy érték szerepel”, akkor a „nem egyenlő” <> operátort kell használnia a feltételben. Ebben az esetben a képlet így fog kinézni: =HA(B2<>“”; IF(C2=””;DÁTUM(); C2); “”)
Ez a képlet a következőképpen működik: először is ellenőrzi, hogy van-e legalább egy tartalom a cellában. Ha igen, akkor elindul a második ellenőrzés. Ezenkívül a műveletek sorrendje változatlan marad.
A képlet teljes körű végrehajtásához engedélyeznie kell az interaktív számításokat a „Fájl” lapon és az „Opciók – Képletek” részben. Ebben az esetben nem kívánatos megbizonyosodni arról, hogy a cella hivatkozik rá. A teljesítmény ettől rosszabb lesz, de a funkcionalitás nem javul.
A dátumok automatikus kitöltése az Excelben
Ha a táblázat nagy részét dátumokkal kell kitöltenie, használhatja az automatikus kiegészítés nevű speciális funkciót. Nézzünk meg néhány speciális felhasználási esetet.
Tegyük fel, hogy ki kell töltenünk egy listát a dátumokról, amelyek mindegyike egy nappal régebbi, mint az előző. Ebben az esetben az automatikus kiegészítést minden más értékhez hasonlóan kell használnia. Először meg kell adnia a kezdeti dátumot a cellában, majd az automatikus kiegészítés jelölőjével mozgathatja a képletet lefelé vagy jobbra, attól függően, hogy a táblázatban szereplő információk milyen sorrendben helyezkednek el. Az automatikus kitöltési marker egy kis négyzet, amely a cella jobb alsó sarkában található, húzásával hatalmas mennyiségű információ tölthető ki automatikusan. A program automatikusan meghatározza a helyes kitöltés módját, és a legtöbb esetben ez helyesnek bizonyul. Ezen a képernyőképen egy oszlopba töltöttük be a napokat. A következő eredményt kaptuk. 
De az automatikus kiegészítés lehetőségei ezzel még nem értek véget. Akár hétköznapokra, hónapokra vagy évekre vonatkoztatva is végrehajthatja. Ennek két teljes módja van.
- Használja a szabványos automatikus kiegészítési tokent a fent leírtak szerint. Miután a program mindent automatikusan befejezett, rá kell kattintania az automatikus kiegészítési lehetőségekkel rendelkező ikonra, és ki kell választania a megfelelő módszert.
- Húzza el az automatikus kitöltés jelölőt a jobb egérgombbal, és amikor elengedi, automatikusan megjelenik egy menü a beállításokkal. Válassza ki a kívánt módon, és élvezze.
Lehetőség van N naponkénti automatikus beillesztés végrehajtására is. Ehhez hozzá kell adni egy értéket a cellához, a jobb gombbal az automatikus kiegészítés fogantyújára kell kattintani, lenyomva tartani és arra a helyre húzni, ahol a számsort szeretné befejezni. Ezután válassza ki a „Progresszió” kitöltési lehetőséget, és válassza ki a lépésértéket.
A lábléc a dokumentum egy része, amely mintegy univerzális az egész könyvre. Ott többféle adat is megadható: a dokumentumot összeállító neve, elkészítésének napja. Beleértve az aktuális dátumot. Kövesse az alábbi utasításokat:
- Nyissa meg a „Beszúrás” menüt, amelyből előhívhatja a fejléc és lábléc beállítások menüt.
- Adja hozzá a szükséges fejlécelemeket. Ez lehet egyszerű szöveg vagy dátum, idő.
Fontos megjegyzés: a dátum statikus lesz. Vagyis nincs automatizált mód a fejlécekben és láblécekben lévő információk folyamatos frissítésére. Csak le kell írnia a billentyűzetről az adott pillanatban releváns adatokat.
Mivel a fejlécek és a láblécek olyan szolgáltatási információkat jelenítenek meg, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a dokumentum tartalmához, nincs értelme képleteket és hasonlókat beszúrni oda. Ha képleteket kell használnia, mindig beírhatja a kívánt értékeket az első sorba (és hozzáadhat egy üres sort ide, ha néhány adat már tárolva van ott), és javíthatja a "Nézet" vagy az "Ablak" segítségével. ” fülön, attól függően, hogy az irodai programcsomag melyik verzióját használja (az első lehetőség a 2007 után megjelent kiadásokra vonatkozik, a második pedig az ezt megelőzően megjelent kiadásokra).
Így különféle módokat találtunk ki a dátum és az idő automatikus beszúrására az Excelbe. Látjuk, hogy ebben nincs semmi bonyolult, és ezt még egy gyerek is kitalálja.