tartalom
Ha gyakran kell bizonyos könyveket vagy lapokat e-mailben kiküldenie, akkor észre kellett volna vennie, hogy ez az eljárás nem nevezhető gyorsnak. Ha „klasszikusan” csinálja, akkor szüksége lesz:
- nyisson meg egy levelezőprogramot (például Outlook)
- hozzon létre egy új üzenetet
- írja be a címet, a tárgyat és a szöveget
- csatolj fájlt az üzenethez (ne felejtsd el!)
- kattintson a gombra Küldés
Valójában a levelek egyszerűen küldhetők közvetlenül az Excelből, számos különböző módon. Megy…
1. módszer: Beágyazott küldés
Ha még mindig megvan a jó öreg Excel 2003, akkor minden egyszerű. Nyissa meg a kívánt könyvet/lapot, és válassza ki a menüből Fájl – Küldés – Üzenet (Fájl — Küldés — Levél címzettje). Megnyílik egy ablak, amelyben két küldési lehetőség közül választhat:
Az első esetben az aktuális könyv csatolmányként kerül az üzenethez, a második esetben az aktuális lap tartalma közvetlenül az üzenet szövegébe kerül szövegtáblázatként (képletek nélkül).
Ezen kívül a menü Fájl – Küldés (Fájl — Küldés) van még néhány egzotikus szállítási lehetőség:
- Üzenet (ellenőrzésre) (A levél címzettje felülvizsgálatra) – a teljes munkafüzet elküldésre kerül, és ezzel egyidejűleg bekapcsolódik rajta a változáskövetés, azaz elkezdődik egyértelműen rögzítve – ki, mikor és milyen cellákban milyen változtatásokat végzett. Ezután megjelenítheti a menüben végrehajtott változtatásokat Szolgáltatás – Javítások – Javítások kiemelése (Eszközök — Változások követése — Változások kiemelése) vagy a lapon Áttekintés – Helyesbítések (Áttekintés – Változások követése) Olyan lesz ez így:
Színes keretek jelzik a dokumentumon végrehajtott módosításokat (minden felhasználónak más a színe). Ha az egeret mozgatja, felugrik egy jegyzetszerű ablak, amely részletesen leírja, hogy ki, mit és mikor változott ebben a cellában. Nagyon kényelmes a dokumentumok áttekintése, amikor például Ön szerkeszti a beosztottak jelentését, vagy a főnök szerkeszti a tiédet.
- Az útvonal mentén (Átirányítási címzett) – az üzenet, amelyhez a könyv csatolva lesz, átmegy a címzettek láncán, amelyek mindegyike automatikusan továbbítja tovább, mint egy pálca. Ha szükséges, beállíthatja, hogy az üzenet a lánc végén térjen vissza. Engedélyezheti a változáskövetést, hogy megtekinthesse a szálban résztvevő személyek által végzett módosításokat.
Az új Excel 2007/2010-ben némileg más a helyzet. Ezekben a verziókban a könyv postai úton történő elküldéséhez ki kell választani a gombot Office (Iroda gomb) vagy fület filé (Fájl) és a csapat Küldés (Küld). Ezután a felhasználó egy sor küldési lehetőséget kínál fel:
Felhívjuk figyelmét, hogy az új verziókban megszűnt a munkafüzet külön lapjának küldése a levél törzsébe beillesztve – akárcsak az Excel 2003-ban és későbbiekben. Az egyetlen lehetőség a teljes fájl elküldése. De volt egy hasznos lehetőség a jól ismert PDF formátumban és a kevésbé ismert XPS-ben történő küldésre (hasonló a PDF-hez, de az olvasáshoz nem szükséges Acrobat Reader – közvetlenül az Internet Explorerben nyílik meg). A könyv áttekintésre küldésének parancsa a gyorselérési panelen keresztül további gombként húzható ki Fájl – Beállítások – Gyorselérési eszköztár – Minden parancs – Elküldés ellenőrzésre (Fájl — Beállítások — Gyorselérési eszköztár — Minden parancs — Elküldés ellenőrzésre).
2. módszer. Egyszerű makrók küldése
A makró küldése sokkal egyszerűbb. A Visual Basic Editor megnyitása a menüből Szolgáltatás – Makró – Visual Basic Editor (Eszközök — Makró — Visual Basic szerkesztő), helyezze be az új modult a menübe Beszúrás – Modul és másold oda ennek a két makrónak a szövegét:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Másolás ActiveWorkbook segítségével .SendMail Recipients:="[Email címzettek Protected]", Subject:="Fájl elkapása" .Close SaveChanges:=Hamis vége a felirat végével Ezt követően a másolt makrók a menüben futtathatók Szolgáltatás – Makró – Makrók (Eszközök — Makró — Makrók). SendWorkbook elküldi a teljes aktuális könyvet a megadott címre, és SendSheet — 1. lap mellékletként.
A makró futtatásakor az Excel felveszi a kapcsolatot az Outlookkal, ami a következő biztonsági üzenetet jeleníti meg a képernyőn:
Várja meg a gombot Oldja aktívvá válik, és kattintson rá a beküldés megerősítéséhez. Ezt követően az automatikusan generált üzenetek a mappába kerülnek Kimenő és az Outlook első indításakor, vagy ha fut, azonnal elküldjük a címzetteknek.
3. módszer. Univerzális makró
És ha nem az aktuális könyvet szeretné elküldeni, hanem bármilyen más fájlt? És az üzenet szövegét is jó lenne beállítani! A korábbi makrók itt nem segítenek, mivel ezeket magának az Excelnek a lehetőségei korlátozzák, de létrehozhatunk olyan makrót, amely Excelből kezeli az Outlookot – hozzon létre és töltse ki az új üzenetablakot, és küldje el. A makró így néz ki:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell as Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'indítsa el az Outlookot rejtett módban OutApp.Session.Bejelentkezési hiba GoTo tisztítás 'ha nem start - kilépés Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'új üzenet létrehozása Hiba esetén Folytatás Következő 'töltse ki az üzenetmezőket a következővel: OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Érték .Body = Tartomány("A3").Érték .Attachments.Tartomány hozzáadása("A4").Érték A 'Küldés helyettesíthető a Megjelenítés értékkel, hogy megtekinthesse az üzenetet küldés előtt. Küldés vége On Error GoTo 0 Set OutMail = Semmi tisztítás : OutApp beállítása = Semmi alkalmazás.ScreenUpdating = True End Sub Az üzenet címének, tárgyának, szövegének és a csatolt fájl elérési útjának az aktuális lap A1:A4 celláiban kell szerepelnie.
- Csoportos levelezés Excelből a PLEX bővítménnyel
- Makrók levelek küldéséhez Excelből a Lotus Notes segítségével, Dennis Wallentin
- Mik azok a makrók, hova kell beszúrni a makrókódot a Visual Basicben
- E-mailek létrehozása a HYPERLINK funkcióval