tartalom
Időgazdálkodás „A munkámmal és egy haszontalan találkozó csapdájában vagyok”
A közgazdász Pilar Lloret a „30 perces találkozókon” elmagyarázza, hogyan lehet a lehető legjobban optimalizálni ezeket a kinevezéseket
Ha ha új munkahelyi megbeszélésről értesítenek, óvatlansággal és lemondással felhorkan, akkor valami nincs rendben. Ezeknek a munkahelyi megbeszéléseknek eszköznek kell lenniük szakmai munkánk javítására, és sokszor csak időpocsékolásnak minősülnek.
Ez a helyzet - sokkal gyakoribb, mint amilyennek látszik - motiválta a közgazdászt Lloret oszlop, üzleti és kockázatelemzésre szakosodott, írni "30 perces találkozók", egy könyv, amelyben egyértelmű iránymutatások és tanácsok révén módot javasol ezen értekezletek hatékonyságának növelésére, és ezzel teljesíti célját.
Beszéltünk a szerzővel, és megkérdeztük tőle a kulcsokat, hogy ne vesztegessük el az időt, és hogy a legtöbbet hozzuk ki az általunk kényszerített találkozókból:
Miért olyan fontos a szervezés a találkozó tervezésekor?
Ha nem rendelkezünk jó tervezéssel és szervezéssel, akkor nem lesznek világosak a célok, sem a megvitatandó pontok, sem a rendelkezésre álló idő… Ezért ellenőrizetlen időtartam és nem felelünk meg a résztvevők elvárásainak. Frusztrálódhatunk, és mindenki idejének pazarlása lesz.
Milyen negatív hatásai lehetnek egy rosszul megtervezett találkozónak, amely nem éri el a kívánt célt?
A gazdasági értelemben vett költségek mellett a rosszul megtervezett üléseken való részvétel, amelyeken 90, 60 vagy 30 perc elteltével nem születik következtetés, negatív felfogás és csüggedés a résztvevők között. És ha ez a helyzet továbbra is fennáll, könnyen előfordulhat, hogy idővel stresszhelyzetbe kerülünk, amikor azt gondolom, hogy „a munkámmal, és részt kell vennem egy haszontalan találkozón”.
Ez negatívan befolyásolja a résztvevők véleményét is a szervezővel szemben, aki a legtöbb esetben általában főnök.
Miért a 30 perc az optimális idő a találkozó idejére?
A 30 perc az a kihívás, amelyet a könyvben a saját találkozóim megszervezésében szerzett tapasztalataim alapján állítok fel. Nyilvánvalóan vannak olyan találkozók, amelyek több időt igényelnek, mások, amelyekben a célodat akár kevesebbel is el lehet érni, és természetesen bizonyos esetekben maga a találkozó 30 vagy akár 60 perce is helyettesíthető például hívással vagy e-mailben.
Hogyan működik a döntéshozó alakja, akiről a könyvben beszél?
Amikor egy 30 perces találkozó résztvevőiről beszélünk, egyértelműnek kell lennie az ideális létszám nem haladhatja meg az öt főt. És a választásnak helyesnek kell lennie. Megkülönböztethetjük a moderátor, a koordinátor, a titkár (lehet ugyanaz a személy) és a résztvevők figuráit. Elvileg a 30 perces és legfeljebb öt fős értekezleten történő döntéshozatal konszenzusos, és nem okozhat konfliktust.
Hogyan szervezzünk találkozót, hogy az a lehető leghatékonyabb legyen?
Öt pontban foglalhatjuk össze a találkozó megszervezésének módját az alábbiak szerint. Az első lenne határozza meg a célt és a találkozó kívánt eredményét. A második, válassza ki a megfelelő résztvevőket. A harmadik az tervezze meg a találkozót; Többek között készítse el a napirendet, válassza ki a helyszínt, a kezdési időpontot és az időtartamot, és küldje el a találkozó legfontosabb dokumentumaival együtt kellő időben az érdeklődőknek, hogy elkészíthessék azt.
Negyedszer, figyelembe kell vennünk a szerkezettervezés az értekezletekről, vagyis az üzemeltetési szabályokról és természetesen arról, hogy a találkozó 30 perce tartalom szerint van felépítve. Végül fontos, hogy a ülés nyomon követése. Győződjön meg arról, hogy minden résztvevő tisztában van a megkötött megállapodásokkal, és abban az esetben, ha bármilyen további intézkedést el kell végezni, milyen feladatok vannak kijelölve az egyes feladatokra és a végrehajtási idő