tartalom
Az Excelt sokan táblázatkezelő programnak tartják. Ezért első pillantásra furcsának tűnhet a táblázatok létrehozásának és a velük való munkavégzés kérdése. De kevesen tudják, mi a fő különbség az Excel és a táblázatok között. Ezenkívül a Microsoft Office csomag ezen összetevője nem mindig a táblázatokkal való interakció. Sőt, az Excel fő feladata a különböző formában megjeleníthető információk feldolgozása. Táblázatos formában is.
Illetve előállhat olyan helyzet, amikor a táblázathoz külön tartományt kell kiválasztani és ennek megfelelően formázni. Általánosságban elmondható, hogy a táblázatok használatára nagyon sok lehetőség kínálkozik, ezért nézzük meg őket részletesebben.
Az intelligens táblák fogalma
Még mindig van különbség az Excel-lap és az intelligens táblázat között. Az első egyszerűen egy bizonyos számú cellát tartalmazó terület. Némelyikük tele van bizonyos információkkal, míg mások üresek. De technikai szempontból nincs alapvető különbség köztük.
Az Excel-táblázat azonban alapvetően más fogalom. Nem korlátozódik egy sor adatra, megvannak a maga tulajdonságai, neve, bizonyos szerkezete és rengeteg előnye.
Ezért az Excel táblának külön nevet választhat – „Smart Table” vagy Smart Table.
Hozzon létre egy intelligens táblázatot
Tegyük fel, hogy létrehoztunk egy adattartományt értékesítési információkkal.
Ez még nem asztal. Egy tartomány átalakításához ki kell választania, és meg kell keresnie a „Beszúrás” lapot, és ott meg kell találnia a „Táblázat” gombot az azonos nevű blokkban.
Megjelenik egy kis ablak. Ebben beállíthatja a táblázattá alakítani kívánt cellakészletet. Ezenkívül meg kell adnia, hogy az első sor tartalmazza az oszlopfejléceket. A Ctrl + T billentyűkombinációt is használhatja ugyanezen párbeszédpanel megjelenítéséhez.
Elvileg a legtöbb esetben semmit sem kell változtatni. Miután a műveletet az „OK” gomb megnyomásával megerősítette, az előzőleg kiválasztott tartomány azonnal táblázattá válik.
Mielőtt közvetlenül beállítaná tulajdonságait, meg kell értenie, hogy maga a program hogyan látja a táblázatot. Utána sok minden kiderül.
Az Excel táblázatszerkezetének megértése
Minden táblázatnak van egy meghatározott neve, amely egy speciális Tervezés lapon jelenik meg. Bármelyik cella kiválasztása után azonnal megjelenik. Alapértelmezés szerint a név „1. táblázat” vagy „2. táblázat”, ill.
Ha egy dokumentumban több táblázatot kell tartalmaznia, ajánlatos ezeket elnevezni, hogy a későbbiekben megérthesse, milyen információk hol találhatók. A jövőben sokkal könnyebbé válik a velük való kapcsolattartás, mind Önnek, mind a dokumentumot megtekintőknek.
Ezenkívül az elnevezett táblák használhatók a Power Queryben vagy számos más bővítményben.
Nevezzük táblázatunkat „Jelentésnek”. A név a névkezelőnek nevezett ablakban látható. A megnyitáshoz a következő útvonalon kell haladnia: Képletek – Meghatározott nevek – Névkezelő.
Lehetőség van a képlet manuális bevitelére is, ahol a táblázat neve is látható.
De a legszórakoztatóbb az, hogy az Excel egyszerre több szakaszban is képes látni a táblázatot: teljes egészében, valamint egyes oszlopokban, címsorokban, összegekben. Akkor a linkek így fognak kinézni.
Általában az ilyen konstrukciókat csak a pontosabb tájékozódás érdekében adjuk meg. De nem szükséges megjegyezni őket. Ezek automatikusan megjelennek az eszközleírásokban, amelyek a Táblázat és a szögletes zárójelek megnyitásának módja után jelennek meg. Beillesztéséhez először engedélyeznie kell az angol elrendezést.
A kívánt opciót a Tab billentyűvel találhatja meg. Ne felejtse el bezárni a képletben szereplő összes zárójelet. Ez alól a négyzetek sem kivételek.
Ha a teljes oszlop tartalmát az értékesítéssel szeretné összegezni, akkor a következő képletet kell írnia:
= SUM (D2: D8)
Ezt követően automatikusan átváltozik =SZUM(Jelentés[Eladások]). Egyszerűen fogalmazva, a link egy adott oszlophoz vezet. Kényelmes, egyetértesz?
Így minden diagram, képlet, tartomány, ahol egy intelligens táblát használnak az adatok vételére, automatikusan a naprakész információkat fogja használni.
Most beszéljünk részletesebben arról, hogy mely tábláknak lehetnek tulajdonságai.
Excel táblák: Tulajdonságok
Minden létrehozott táblázatnak több oszlopfejléce is lehet. Ezután a tartomány első sora szolgál adatforrásként.
Ezen túlmenően, ha a táblázat mérete túl nagy, akkor lefelé görgetéskor a megfelelő oszlopokat jelző betűk helyett az oszlopok nevei jelennek meg. Ez tetszeni fog a felhasználónak, mivel nem szükséges kézzel rögzíteni a területeket.
Automatikus szűrőt is tartalmaz. De ha nincs rá szükséged, a beállításokban bármikor kikapcsolhatod.
Ezenkívül minden érték, amely közvetlenül a táblázat oszlopának utolsó cellája alá van írva, hozzá van csatolva. Ezért közvetlenül megtalálhatók minden olyan objektumban, amely a tábla első oszlopának adatait használja munkájában.
Ezzel egyidejűleg a táblázat kialakításához új cellákat formáznak, amelyekbe automatikusan beíródnak az erre az oszlopra jellemző képletek. Egyszerűen fogalmazva, a táblázat méretének növeléséhez és bővítéséhez csak adja meg a megfelelő adatokat. Minden mást a program hozzáad. Ugyanez vonatkozik az új oszlopokra is.
Ha egy képlet legalább egy cellába be van írva, akkor az automatikusan átterjed a teljes oszlopra. Vagyis nem kell manuálisan kitöltenie a cellákat, minden automatikusan megtörténik, amint az ezen az animált képernyőképen látható.
Mindezek a tulajdonságok jók. De az asztalt saját maga is testreszabhatja, és bővítheti funkcióit.
Táblázat beállítása
Először meg kell nyitnia a „Designer” lapot, ahol a táblázat paraméterei találhatók. Testreszabhatja őket a „Táblázatstílus-beállítások” csoportban található jelölőnégyzetek hozzáadásával vagy törlésével.
A következő lehetőségek állnak rendelkezésre:
- Fejlécsor hozzáadása vagy eltávolítása.
- Összegeket tartalmazó sor hozzáadása vagy eltávolítása.
- Változtassa meg a sorokat.
- Az extrém oszlopokat jelölje ki félkövérrel.
- Engedélyezi vagy letiltja a csíkos vonalkitöltést.
- Az automatikus szűrő letiltása.
Más formátumot is beállíthat. Ezt a Táblázatstílusok csoportban található beállítások segítségével teheti meg. Kezdetben a formátum eltér a fentitől, de ebben az esetben bármikor testreszabhatja a kívánt megjelenést.
Megtalálhatja az „Eszközök” csoportot is, ahol pivot táblát hozhat létre, másolatokat törölhet, és a táblázatot szabványos tartományba konvertálhatja.
De a legszórakoztatóbb funkció a szeletek létrehozása.
A szelet egy szűrőtípus, amely külön grafikus elemben jelenik meg. A beszúráshoz kattintson az azonos nevű „Szeletelő beszúrása” gombra, majd válassza ki a kihagyni kívánt oszlopokat.
Ez az, most megjelenik egy panel, amely felsorolja az oszlop celláiban található összes egyedi értéket.
A táblázat szűréséhez ki kell választania az adott pillanatban legérdekesebb kategóriát.
Egy szeletelő segítségével több kategória is kiválasztható. Ehhez le kell nyomni a Ctrl billentyűt, vagy a jobb felső sarokban a szűrő eltávolításától balra található gombra kell kattintani a kijelölés megkezdése előtt.
A paraméterek közvetlenül a szalagon történő beállításához használhatja az azonos nevű lapot. Segítségével lehetőség nyílik a szelet különféle tulajdonságainak szerkesztésére: megjelenés, gombméret, mennyiség stb.
Az intelligens táblázatok fő korlátai
Annak ellenére, hogy az Excel táblázatoknak számos előnye van, a felhasználónak még mindig el kell viselnie néhány hátrányt:
- A nézetek nem működnek. Egyszerűen fogalmazva, nincs mód bizonyos lapparaméterekre emlékezni.
- A könyvet nem oszthatja meg más személlyel.
- Részösszegeket nem lehet beszúrni.
- Nem használhat tömbképleteket.
- A cellák egyesítésére nincs mód. De nem ajánlott ezt megtenni.
Azonban sokkal több az előnye, mint a hátránya, így ezek a hátrányok nem lesznek nagyon észrevehetők.
Intelligens táblázat példák
Itt az ideje, hogy beszéljünk arról, hogy milyen helyzetekben van szükség intelligens Excel-táblázatokra, és milyen műveleteket lehet megtenni, amelyek a szabványos tartományban nem lehetségesek.
Tegyük fel, hogy van egy táblázatunk, amely a pólók vásárlásából származó pénztárbizonylatokat mutatja. Az első oszlopban a csoport tagjainak neve szerepel, a többiben pedig az, hogy hány pólót adtak el, és milyen méretűek. Használjuk ezt a táblázatot példaként, hogy megnézzük, milyen lehetséges műveleteket lehet végrehajtani, amelyek szabályos tartomány esetén lehetetlenek.
Összefoglalva az Excel funkcionalitásával
A fenti képernyőképen láthatja táblázatunkat. Először egyenként foglaljuk össze a pólók összes méretét. Ha adattartományt használ a cél eléréséhez, akkor az összes képletet manuálisan kell megadnia. Ha létrehoz egy táblázatot, akkor ez a megterhelő teher megszűnik. Elég, ha csak egy tételt szerepeltet, és ezután magától jön létre az összegeket tartalmazó sor.
Ezután kattintson jobb gombbal bármelyik helyre. Megjelenik egy előugró menü a „Táblázat” elemmel. Van egy „teljes sor” opció, amelyet engedélyeznie kell. A konstruktoron keresztül is hozzáadható.
Továbbá a táblázat alján megjelenik egy sor az összegekkel. Ha megnyitja a legördülő menüt, ott a következő beállításokat láthatja:
- Átlagos.
- Összeg.
- Maximális.
- eltolási eltérés.
És még sok más. A fenti listában nem szereplő funkciók eléréséhez kattintson az „Egyéb funkciók” elemre. Itt kényelmes, ha a tartomány automatikusan meghatározásra kerül. A funkciót választottuk ÖSSZEG, mert esetünkben tudnunk kell, hogy összesen hány póló kelt el.
Képletek automatikus beszúrása
Az Excel egy igazán okos program. A felhasználó nem is tudja, hogy megpróbálja megjósolni a következő lépéseit. A táblázat végére egy oszlopot adtunk, hogy az egyes vásárlók értékesítési eredményeit elemezhessük. Miután beszúrta a képletet az első sorba, azonnal átmásolódik az összes többi cellába, majd a teljes oszlop megtelik a szükséges értékekkel. Kényelmes?
rendezés funkció
Sokan a helyi menüt használják ennek vagy annak a funkciónak a használatához. Szinte minden olyan művelet létezik, amelyet a legtöbb esetben végre kell hajtani. Ha intelligens táblázatokat használ, akkor a funkcionalitás még tovább bővül.
Például ellenőriznünk kell, hogy ki utalta már át az előleget. Ehhez az adatokat az első oszlop szerint kell rendezni. Formázzuk úgy a szöveget, hogy érthető legyen, ki fizetett már, ki nem, és ki nem adta meg az ehhez szükséges dokumentumokat. Az első zölddel, a második pirossal, a harmadik kékkel lesz jelölve. És tegyük fel, hogy azzal a feladattal állunk szemben, hogy csoportosítsuk őket.
Ráadásul az Excel mindent meg tud tenni helyetted.
Először kattintson a „Név” oszlop fejléce mellett található legördülő menüre, kattintson a „Rendezés szín szerint” elemre, és válassza ki a piros betűszínt.
Minden, most a fizetést végző személyre vonatkozó információ egyértelműen megjelenik.
Szűrés
Lehetőség van bizonyos táblázatinformációk megjelenítésének és elrejtésének testreszabására is. Például, ha csak azokat a személyeket szeretné megjeleníteni, akik nem fizettek, szűrheti az adatokat ezzel a színnel. Más paraméterek szerinti szűrés is lehetséges.
Következtetések
Így az Excel intelligens táblázatai nagyszerű segítségként szolgálnak minden olyan probléma megoldásához, amellyel csak szembe kell néznie.