tartalom
Tehát létrehozott egy munkafüzetet az Excelben, amely tele van adatokkal. Áttekinthetően szervezett, az információk naprakészek, a formázás pontosan a szándéknak megfelelő. Úgy döntött, hogy kinyomtatja ennek a táblázatnak a papíralapú változatát… és minden rosszul ment.
Az Excel-táblázatok nem mindig néznek ki jól papíron, mert nem úgy vannak kialakítva, hogy illeszkedjenek a nyomtatott oldalhoz. Úgy tervezték, hogy olyan hosszúak és szélesek legyenek, amennyire szükség van. Ez nagyszerű a szerkesztéshez és a képernyőn való megtekintéshez, de nehéz dokumentumokat nyomtatni, mert az adatok nem mindig férnek el tökéletesen egy szabványos papírlapon.
Mindezek a nehézségek nem jelentik azt, hogy lehetetlen egy Excel-táblázatot papíron jól kinézni. Valójában egyáltalán nem nehéz. Az alábbi 5 trükk az Excelben történő nyomtatáshoz segít megoldani ezt a problémát. Mindegyiknek ugyanúgy kell működnie az Excel 2007-ben, 2010-ben és 2013-ban.
1. Nyomtatás előtt tekintse meg az oldal előnézetét
Egy szerszámmal Nyomtatási előnézet (Előnézet) Pontosan láthatja, hogyan fog kinézni a táblázat a nyomtatott oldalon. Az idő- és papírmegtakarítás szempontjából Nyomtatási előnézet (Előnézet) a fő nyomtatási eszköz. Még néhány módosítást is végezhet, például elhúzhatja a nyomtatási szegélyeket, hogy szélesebbre vagy keskenyebbre tegye őket. Használja ezt az eszközt a nyomtatási és elrendezési beállítások módosítása után, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a táblázat úgy néz ki, ahogyan szeretné.
2. Döntse el, mit kell nyomtatni
Ha az adatoknak csak egy kis részére van szüksége, ne a teljes munkafüzetet nyomtassa ki, hanem a kiválasztott adatokat. Csak az éppen megtekintett lapot nyomtathatja ki, ha kiválasztja a nyomtatási beállításokban Aktív lapok nyomtatása (Aktív lapok nyomtatása), vagy válassza a lehetőséget Teljes munkafüzet nyomtatása (Teljes könyv nyomtatása) a teljes fájl kinyomtatásához. Ezenkívül az adatok egy kis részét kinyomtathatja a kívánt terület kiemelésével és kiválasztásával Nyomtatás kiválasztása (Nyomtatás kiválasztása) a nyomtatási beállításokban.
3. Maximalizálja a rendelkezésre álló helyet
Korlátozza a nyomtatandó papírlap mérete, de vannak módok arra, hogy a legtöbbet hozza ki a területből. Próbálja megváltoztatni az oldal tájolását. Az alapértelmezett tájolás olyan adatokhoz jó, ahol több sor van, mint oszlop. Ha a táblázat szélesebb, mint magas, módosítsa az oldal tájolását erre táj (tájkép). Még mindig több hely kell? Módosíthatja az oldal szélei körüli szegélyek szélességét. Minél kisebbek, annál több hely marad az adatok számára. Végül, ha az asztal nem túl nagy, próbáljon meg játszani az eszközzel Egyéni méretezési beállítások (Scale), hogy az összes sor vagy oszlop illeszkedjen, ellenkező esetben fennáll a veszélye, hogy a teljes táblázatot egyetlen nyomtatott papírlapra illeszti.
4. Használjon címsornyomtatást
Ha a táblázat egynél több oldalt ölel fel, akkor nehéz lesz megérteni, hogy konkrét adatok mire vonatkoznak, mivel az Excel alapértelmezés szerint csak az 1. lapra nyomtatja az oszlopfejléceket. Csapat Nyomtatási címek (Fejlécek nyomtatása) lehetővé teszi sor- vagy oszlopfejlécek nyomtatását minden oldalra, így az adatok sokkal könnyebben olvashatók.
5. Használjon oldaltöréseket
Ha a táblázat egynél több papírlapot ölel fel, javasoljuk, hogy oldaltöréseket használjon annak meghatározásához, hogy pontosan milyen adatok esnek az egyes lapokra. Oldaltörés beszúrásakor a törés alatti minden elkülönül a törés felettitől, és a következő oldalra lép. Ez kényelmes, mert pontosan úgy oszthatja fel az adatokat, ahogyan szeretné.
Ezekkel a trükkökkel könnyebben olvashatóvá teheti táblázatait. A fent leírt technikákról további részleteket oktatóanyagunk leckéiben talál:
- Nyomtatási panel a Microsoft Excelben
- Állítsa be a nyomtatási területet az Excelben
- Margók és lépték beállítása Excelben történő nyomtatáskor