tartalom
Néha nehéz lehet gyorsan és hatékonyan összehangolni a projektek ütemezését. A projekt határidejének és mérföldköveinek grafikus ábrázolása segít azonosítani a szűk keresztmetszeteket a tervezés során.
Természetesen érdemes megfontolni a projektmenedzsment rendszerek használatát. Egy ilyen rendszer az általános háttér előtt mutatja a projektfeladatok kezdési és befejezési időpontját. De az ilyen rendszerek meglehetősen drágák! Egy másik megoldás, ha megpróbálja az Excel idővonal sávdiagramját használni, amikor a projektben lévő összes ütközést szeretné látni. A csapattal és a külső szakértőkkel való együttműködés sokkal könnyebb lesz, ha mindenki tevékenysége egy lapon látható!
Sajnos egy idővonal létrehozása a Microsoft Excel programban nem könnyű feladat. Nem javaslom összetett Gantt-diagram készítését Excelben, de egyszerű idővonalat készíthet lépésről lépésre:
1. lépés: Készítse elő az adatokat
Először is szükségünk van egy adattáblázatra, amelynek bal oldali oszlopában (oszlop А) tartalmazza az összes feladat nevét, a jobb oldali két oszlop pedig a feladat kezdő dátumának és időtartamának van fenntartva (oszlopok В и С).
2. lépés: Hozzon létre egy diagramot
Jelölje ki az elkészített adattáblázatot, majd a fülön betétlap (Beszúrás) szakaszban Rajzok (Diagramok) kattintással Ruled Stacked (Stacked Bar).
3. lépés: Az adatok helyes ábrázolása a diagramon
Mindig ez a lépés a legnehezebb, mivel a diagramot kezdetben a megfelelő adatokkal rossz helyen ábrázolják, ha ezek az adatok valaha is megjelentek a diagramon!
Kattintson a gombra Adatok kiválasztása (Adatok kiválasztása) fülre építész (Tervezés). Nézze meg, mi van a környéken Jelmagyarázat elemek (sorok) (Legend Entries (Series)) két elem van írva – időtartam (Duration) és kezdési dátum (Kezdési dátum). Csak ennek a két elemnek kell lennie.
Hadd találgassak. Minden információ elmozdult vagy oldalra került? Javítsuk ki.
Az adatok javításához kattintson a gombra hozzáad (Hozzáadás) vagy Változtat (Szerkesztés) a területen Jelmagyarázat elemek (sorok) (Legenda bejegyzések (sorozat)). Kezdő dátum hozzáadásához adjon meg egy cellát B1 a területen Sor neve (Sorozat neve), és a mezőben Az értékek (Series Values) – tartomány B2:B13. Ugyanígy hozzáadhatja vagy módosíthatja a feladatok időtartamát (Duration) – a mezőben Sor neve (Sorozat neve) adjon meg egy cellát C1, és a terepen Az értékek (Series Values) – tartomány C2:C13.
A kategóriák rendezéséhez kattintson a gombra Változtat (Szerkesztés) a területen Vízszintes tengelycímkék (kategóriák) (Vízszintes (kategória) tengelycímkék). Az adattartományt itt kell megadni:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Ezen a ponton a diagramnak halmozott diagramnak kell kinéznie, amelynek függőleges tengelyén feladatcímek, vízszintes tengelyen pedig dátumok találhatók.
4. lépés: alakítsa át az eredményt Gantt-diagrammá
Már csak annyit kell tenni, hogy az eredményül kapott grafikonsávok bal szélső részének kitöltési színét fehérre vagy átlátszóra kell módosítani.
★ A Gantt-diagram létrehozásáról a cikkben olvashat bővebben: → Gantt-diagram készítése Excelben – lépésről lépésre
5. lépés: A diagram megjelenésének javítása
Az utolsó lépés a diagram szebbé tétele, hogy elküldhető legyen a menedzsernek. Ellenőrizze a vízszintes tengelyt: csak a projekt időtartamát jelző sávok legyenek láthatóak, azaz el kell távolítanunk az előző lépésben megjelent üres helyet. Kattintson a jobb gombbal a diagram vízszintes tengelyére. Megjelenik egy panel Tengelyparaméterek (Axis Options), amelyben módosíthatja a tengely minimális értékét. Szabja testre a Gantt-diagram sávjainak színeit, állítson be valami érdekesebbet. Végül ne felejtsd el a címet.
Az Excel idővonala (Gantt-diagram) különféle célokra használható. A vezetőség minden bizonnyal értékelni fogja, hogy ilyen ütemezést készíthet anélkül, hogy költséges projektmenedzsment szoftvert kellene vásárolnia!