Adatok csoportosítása és csoportosítása Excelben. Lépésről lépésre, fényképpel

Most van az információ korszaka. Az adatok mennyisége, amelyet az embereknek nap mint nap feldolgozniuk kell, egyre nő. Ez az élet minden lehetséges területére vonatkozik, beleértve a munkát is. Manapság az emberi tevékenységnek egyre több olyan területe van, ahol akut igény van a nagy mennyiségű információ gyors feldolgozásának képességére.

Az Excel egyik funkciója, amely ezt lehetővé teszi, a csoportosítás. Az a tény, hogy az információk strukturálása segít nem az összes rendelkezésre álló adattal, hanem csak kis részekkel dolgozni. Ha azonos típusú információkat csomagol egy blokkba, akkor könnyebb a számítógép és magának az embernek. Szinte nincs olyan terület, ahol ne lenne igény az információk strukturálására:

1. Értékesítési adatok feldolgozása. A raktárak rendszeresen kapnak hatalmas tételeket a legkülönfélébb árukból, különböző költségekkel, súlyokkal, szállítókkal, névvel stb. Az adatok strukturálása megkönnyíti a navigálást ebben az információs tömbben.
2. Tanulmányok. Az oktatás és az önképzés minősége szorosan összefügg az információ felépítésével. Ezért, ha az azonos típusú adatokat helyesen csoportosítja egymás mellé, akkor nem csak a gyakorlati, például a statisztikával kapcsolatos feladatokat, hanem az elméleti feladatokat is könnyebben elvégezheti, a házi feladatokat stb.
3. Számviteli jelentés. A könyvelőknek rendszeresen kell számokkal foglalkozniuk, amelyek mindegyike kapcsolatban áll más számokkal. És annak érdekében, hogy kényelmesebb legyen az egymáshoz kapcsolódó nagyszámú uXNUMXbuXNUMX értékkel és más típusú információval dolgozni, nagyon kényelmes az adatcsoportosítás használata.

Ezenkívül az adatcsoportosítás funkció lehetővé teszi az elavult információk elrejtését. Lássuk, hogyan működik, és hogyan használhatod.

A funkcióparaméterek beállítása

Az adatcsoportosítás használatához először konfigurálnia kell azt. Ehhez lépjen az „Adatok” fülre, és ott keresse meg a „Struktúra” opciót. Ezután megjelenik egy felugró panel, amelyben meg kell találnia egy gombot a jobb alsó sarokban.

Ezt követően megjelenik egy ablak, amelyben be kell jelölnie a megfelelő jelölőnégyzeteket, és meg kell nyomnia az OK gombot. Ezek a beállítások szabályozzák, hogy az adatok hogyan jelenjenek meg.

Fontos: a gyakorlatban sokan meglehetősen kényelmetlennek találják az összesítést az adatok alatt megjeleníteni. Ezért ezt a négyzetet bejelöletlenül hagyhatja. Javasoljuk az „Automatikus stílusok” négyzet bejelölését is.

Ezen lépések elvégzése után azonnal megkezdheti az információk csoportosítását.

Az adatok sorok szerinti csoportosítása

Most nézzük meg, mit kell tenni a sorok csoportosításához a gyakorlatban.

1. Hozzon létre egy új sort a csoportosítani kívánt sorok felett vagy alatt. Minden attól függ, hogy az eredmények megjelenítésének melyik módját választották az előző szakaszban.
2. A következő lépés a táblázatcím létrehozása a hozzáadott sor bal felső cellájában. Ez lesz annak a csoportnak a neve, amelybe bizonyos alapon közös cellákat egyesítenek.
3. Jelölje ki az összes cellát az újonnan létrehozott sor alatti vagy felette lévő területen (attól függően, hogy mit tettünk az első lépésben). Ezek után az adatok fülön megkeressük a „Struktúra” gombot, és ott találjuk a „Csoport” opciót. Fontos, hogy a felugró panelen ne a nyílra vagy a parancs nevére kattintsunk, hanem az ikonra.

Ha továbbra is a lefelé mutató nyílra kattint, megjelenik egy további menü, amelyben kiválaszthatja a csoportosítás funkciót, vagy létrehozhat egy struktúrát. Ebben a szakaszban elsősorban a csoportosítás érdekel bennünket.

Ezt követően kiválasztjuk a fő jellemzőt, amellyel a csoportosítást végrehajtjuk. Lehetnek sorok vagy oszlopok. Ha nem változtat semmit, akkor alapértelmezés szerint az első elem kerül kiválasztásra. Miután megbizonyosodtunk arról, hogy a beállítások a szükségesek szerint vannak beállítva, az OK gomb megnyomásával meg kell erősíteni a műveleteinket. Mivel soronként csoportosítunk, nem kell semmit módosítanunk, csak még egyszer ellenőriznünk kell.

Fontos: Ha az objektumok csoportosításának megkezdése előtt nem egy cellát, hanem teljes oszlopokat vagy sorokat jelöl ki a koordinátapanelen, akkor ez a párbeszédpanel nem jelenik meg. A program magától kitalálja, mit kell tennie.

A vonalak csoportosítását a koordinátatáblán lévő mínusz jelből érthetjük meg. Ez azt mutatja, hogy az adatokat nyilvánosságra hozták. Most elrejthetjük őket, ha erre az ikonra kattintunk, vagy kicsit feljebb kattintunk az 1-es gombra (ez jelzi a csoportosítás mértékét).

Látjuk, hogy a vonalak el vannak rejtve, és a mínusz jel pluszra változott. A kívánt sor megnyitásához kattintson rá, majd a program magától megteszi. Ha az összes sort ki kell bővítenie, akkor kattintson a „2” gombra, amely ebben az esetben a koordináta panel tetején található.

Az oszlopok csoportosítása

Az oszlopok csoportosításához a műveletek algoritmusa megközelítőleg megegyezik:

1. Attól függően, hogy a beállításokban milyen opciókat választottunk, a csoportosítandó terület bal vagy jobb oldalára új oszlopot kell beszúrnunk.
2. A megjelenő oszlop legfelső cellájába írjuk fel a csoport nevét.
3. Kijelöljük az összes csoportosítandó oszlopot (csak hagyjuk az első lépésben hozzáadott oszlopot), majd a fent leírt algoritmushoz hasonlóan kattintsunk a „Csoport” gombra.
4. Most rá kell kattintanunk a kis ablakban az „Oszlopok” elemre, majd az „OK” gombra.
5. Sok szerencsét.

Megjegyzések. Csakúgy, mint a sorok csoportosításánál, ha teljes oszlopokat jelölünk ki a vízszintes koordinátasávban, nem kapunk kis párbeszédpanelt.

Hogyan készítsünk többszintű csoportosítást

Az Excel egy funkcionális program, de lehetőségei nem érnek véget az egyszintű csoportosítással, ahogy azt a fenti példákban leírtuk. Lehetőség van a sejtek több szint szerinti csoportosítására is. Ez a következő módon történik:

1. Először is a főcsoportot a fent leírt módon hozzák létre. Ezután az alcsoportok hozzáadódnak hozzá.
2. Ezt követően gondoskodunk a főcsoport megnyitásáról. Ebben a fent leírt műveleteket is végrehajtjuk. A konkrét lépések attól függenek, hogy a személy sorokkal vagy oszlopokkal dolgozik.
3. Ennek eredményeként több szintű csoportok hozhatók létre.

Útmutató az adatok csoportosításának megszüntetéséhez

Előfordulhat olyan helyzet, amikor egy korábban létrehozott csoportra vagy alcsoportra már nincs szükség. Ehhez van egy külön funkció – „Ungroup”. A megvalósításhoz a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Jelölje ki azokat az elemeket, amelyek a csoport részét képezik.
2. Nyissa meg az „Adatok” lapot.
3. Ott találjuk a „Struktúra” csoportot, nyissa meg az alábbi nyíllal.
4. Ott kattintson a „Csoportbontás” gombra. Nagyon fontos, hogy az ikonra kattintsunk, ne a feliratra.

Ezután kiválasztjuk, hogy pontosan mit is szeretnénk szétválasztani. Annak függvényében választjuk ki a megfelelő elemet, amit korábban csoportosítottunk. A művelet befejezése után nyomja meg az OK gombot.

Figyelem! Ha ezt megelőzően többszintű csoportosítást készítettek, vagy több különböző csoportot hoztak létre, akkor azokat külön kell megreformálni.

Itt is ilyen eredményt kapunk.

Ez egy általános algoritmus a cellák csoportosításának megszüntetésére, de mint minden üzletben, itt is sok árnyalat van. Nézzük meg őket részletesebben.

A lapok csoportosításának módja

Időnként szükség lehet a lapok csoportosításának megszüntetésére. Ehhez a következő műveletsort kell végrehajtania:

1. Először megkeressük azokat a lapokat, amelyeket csoportosítottak. Ha a lapokat előzetesen csoportosították, akkor azok azonos színben jelennek meg, vagy a cím félkövéren van szedve.
2. Ezután jobb gombbal kell kattintania a csoport egyik lapjára, majd a helyi menüben kattintson a „Lapok csoportosítása” gombra. Most csoportosításuk megszűnik, és minden változtatás a többitől függetlenül megtörténik rajtuk.

A munkalapok csoportosításának másik módja a Shift billentyű lenyomása, majd a felbontani kívánt csoport aktív lapjára való kattintás. Vagyis meg kell határozni azt a csoportot, amelynek csoportosítása szükséges, majd kattintson az egyik fülre, majd a Shift billentyű lenyomva tartása mellett kattintson rá.

A módosítások végrehajtása után most már csoportosíthat néhány lapot. Ehhez nyomjuk meg a Ctrl vagy a Cmd billentyűt (az első a Windows, a második pedig az Apple technológiát futtató számítógépekre vonatkozik), és a gombot nyomva tartva váltakozva kattintsunk azokra a lapokra, amelyeket egy csoportba szeretnénk egyesíteni. Ezt követően a program mindent megtesz a felhasználó helyett.

A manuálisan csoportosított adatok csoportosításának megszüntetése

A cellák csoportosításának megszüntetése előtt meg kell értenie, hogyan csoportosították őket: manuálisan vagy automatikusan. A kézi csoportosítást a fent leírt módszernek tekintjük. A csoportok automatikus generálása az, amikor bizonyos funkciók használatával jönnek létre. Például részösszegek generálása után. Az a tény, hogy ezzel a lehetőséggel éltek, a „Köztes eredmények” sorból érthető meg.

Ha az adatok az azonos nevű függvényen keresztül lettek csoportosítva Excel, majd a feloszlatáshoz meg kell győződnie arról, hogy a csoport telepítve van. Ha nem, akkor kattintson a + gombra a bal oldali oldalsávon. A csoport bevetését a gomb alapján ítélhetjük meg – ugyanott. Amikor kibővítünk egy csoportot, mind a rejtett sorokat, mind a csoportokat kezdjük látni. Ezt követően a billentyűzettel vagy az egér bal gombjával jelölje ki a csoport összes celláját, majd – a fent leírt algoritmus szerint.

Kevesen tudják, hogy van egy másik módja is a manuálisan csoportosított cellák csoportosításának – gyorsbillentyűk használatával.

Ehhez először ki kell jelölnie a csoportosított oszlopokat, majd le kell nyomnia az Alt + Shift + balra nyílbillentyűket. Ha a munkát Mac OS alatt vezérelt számítógépen végzik, akkor a Command + Shift + J billentyűkombinációt kell használnia.

Az automatikusan csoportosított adatok csoportosításának megszüntetése

Ha az előző bekezdésben elvégzett ellenőrzés eredményeként kiderült, hogy az adatok automatikusan csoportosításra kerültek, akkor minden valamivel bonyolultabb, mivel a standard ungroup funkció ebben az esetben nem fog működni. A műveletek attól függnek, hogy pontosan mi végezte az adatok csoportosítását. Ha ez a „Részösszegek” funkció, akkor a műveletek sorrendje a következő:

1. Ugyanazt a lapot nyitjuk meg az adatokkal a fő panelen (vagy szalagon, ahogyan gyakran nevezik).
2. Miután rákattintunk a „Részösszegek” gombra (második lépésként pontosan ezt kell tennünk), megjelenik egy ablak. Maga a gomb ugyanabban a részben található – Struktúra. Ezt követően megjelenik egy ablak, amelyben rá kell kattintanunk az „Összes törlése” gombra. Megtalálható az ablak bal alsó sarkában vagy máshol (az Office verziójától és az adott táblázatkezelő programtól függően).

Figyelem! Ez a módszer nemcsak a csoportot, hanem a részösszegeket is eltávolítja. Ezért, ha meg kell őrizni őket, jobb, ha a csoportelemeket átmásoljuk egy másik lapra, és csoportosítatlanként használjuk őket.

Erőteljes ajánlás minden táblával végzett művelethez az adatok csoportosításához vagy lebontásához. Mielőtt ezt megtenné, másolatot kell készítenie az eredeti táblázatról. Ebben az esetben visszaállíthatja a dokumentum eredeti nézetét, ha valami nem a tervek szerint megy.

Így az Excel nagyon széles funkcionalitással rendelkezik az adatok strukturálására. Természetesen nem tud mindent megtenni az ember helyett, de lehetővé teszi a munka kényelmesebb megszervezését strukturált adatokkal. A többit az illetőnek kell elvégeznie. Ez azonban egy nagyon funkcionális eszköz, amely nagyon hasznos lesz azok számára, akiknek hatalmas mennyiségű numerikus és szöveges információval kell dolgozniuk.