tartalom
Azok, akik az MS Word szövegszerkesztőjében dolgoztak, látták, hogyan jelenik meg egy piros aláhúzás, ha szavakat hibásan írnak vagy elgépelnek. Sajnos az MS Excel alkalmazásban ez a funkcionalitás nagyon hiányzik. Nyilvánvaló, hogy a szavak mindenféle rövidítése, rövidítése és egyéb elírása módosított formában félrevezetheti a programot, és automatikusan hibás eredményt ad. Ennek ellenére van ilyen funkció, és használhatja.
Állítsa be az alapértelmezett nyelvet
Az elírások és elírt szavak automatikus javítása alapértelmezés szerint engedélyezve van, de a programnak más sorrendű problémái vannak. A dokumentumok automatikus üzemmódban történő ellenőrzésekor 9-ből 10 esetben a program reagál a hibásan írt angol kifejezésekre. Miért történik ez, és hogyan lehet kijavítani, próbáljuk meg jobban kitalálni:
- A panel tetején kattintson a „Fájl” gombra, és kövesse az „Opciók” hivatkozást.
- Válassza a „Nyelv” lehetőséget a bal oldali listából.
- A következő nyelvi beállítások ablakban két beállítás található. Az első „Szerkesztési nyelvek kiválasztása” részben láthatja, hogy ez alapértelmezés szerint be van állítva.
Ha valamilyen oknál fogva az angol (USA) nyelvet részesíti előnyben a dokumentumok kezeléséhez, akkor le kell cserélnie a sort a nyelvi beállítással aktiválva, és kattintson a világító „Alapértelmezett” gombra.
- Ezután megyünk a „Nyelvek kiválasztása a felülethez és a súgóhoz” elemhez. Itt alapértelmezés szerint, amint látható, a felület a Microsoft Windows nyelvre van beállítva, referenciaként pedig a felület nyelve.
- Csere szükséges. Ezt a következő módok egyikével teheti meg: kattintson a „” sorra, és kattintson az alábbi „Alapértelmezett” gombra, vagy kattintson az aktív gombra a lefelé mutató nyíllal.
- Már csak az „OK” gombra kattintva kell elfogadnia. Megjelenik egy ablak, amely javasolja a program újraindítását, hogy a változtatások életbe lépjenek. Egyetértünk, és kézi módban indítjuk újra.
Újraindítás után a programnak automatikusan be kell állítania a fő nyelvet.
Mire van szüksége a helyesírás engedélyezéséhez az Excelben
Ez a beállítás még nem fejeződött be, és még néhány lépést kell végrehajtania:
- Az újonnan elindított alkalmazásban lépjen újra a „Fájl” elemre, és nyissa meg az „Opciók” lehetőséget.
- Ezután a Helyesírás eszköz érdekel minket. Aktiválja az ablak megnyitását az LMB sorra kattintva.
- Megtaláljuk az „Automatikus javítási beállítások…” sort, és rákattintunk az LMB-re.
- A megnyíló ablakhoz megyünk, ahol aktiválnia kell az „Automatikus javítás” oszlopot (általában az ablak megnyitásakor aktiválódik).
- A „Automatikus javítási opciók gombjainak megjelenítése” címsor alatt megtaláljuk a mellékelt funkciókat. Itt a táblázatokkal való munka kényelme érdekében ajánlatos több funkciót letiltani, például „A mondatok első betűit nagybetűvel írja be” és „A napok nevét nagybetűvel írja”.
Magyarázat a szakembertől! Mivel a nyelv nem írja elő a hét napjait nagybetűvel, törölheti ebből a sorból a pipát. Azt is érdemes megjegyezni, hogy nincs értelme a mondat első betűit nagybetűvel írni, mivel a táblázatokkal való munkavégzés állandó rövidítésekkel jár. Ha pipát hagy ezen az elemen, akkor a rövidített szó minden pontja után a program reagál és kijavítja a hibásan írt szót.
Lefelé megyünk, és azt látjuk, hogy ebben az interfész ablakban van egy lista az automatikus javítási szavakról is. A bal oldalon a hibásan írt szavak változatai, a jobb oldalon pedig a javítási lehetőségek szerepelnek. Természetesen ez a lista nem nevezhető teljesnek, de a fő hibásan írt szavak még mindig jelen vannak ebben a listában.
Felül vannak mezők a kereséshez szükséges szavak bevitelére. Például írjuk azt, hogy „gép”. A program automatikusan javasol egy szót az automatikus javításhoz a bal oldali mezőben. Esetünkben ez a „gép”. Az is lehetséges, hogy a szó nem szerepel a javasolt szótárban. Ezután manuálisan kell beírnia a helyes írásmódot, és kattintson az alábbi „Hozzáadás” gombra. Ezzel befejeződik a beállítások, és elindíthatja az automatikus helyesírás-ellenőrzést az Excelben.
Futtassa az automatikus helyesírás-ellenőrzőt
A táblázat összeállítása és az összes szükséges információ rögzítése után szükségessé válik a szöveg helyesírásának ellenőrzése. Ehhez a következő műveletlistát kell végrehajtania:
- Ha csak a szöveg egy részét kell ellenőriznie, válassza ki azt, amelyet ellenőrizni kell. Ellenkező esetben nem kell kiemelni a szöveget.
- A program tetején keresse meg a Review eszközt.
- Ezután a „Helyesírás” elemben keresse meg a „Helyesírás” gombot, és kattintson rá az LMB segítségével.
- Megnyílik egy ablak, ahol a lap elejétől kell folytatnia a helyesírás-ellenőrzést. Kattintson az „Igen” gombra.
- Miután az eszköz talált egy hibásan írt szót, egy párbeszédpanel jelenik meg a program által hibásan elírt szóval.
- Az „Opciók” részben válassza ki a megfelelő szót, és kattintson a „Csere” gombra, ha csak egy ilyen szó van a szövegben, vagy a „Csere minden” elemre, ha valószínű, hogy a kiválasztott szó többször előfordul.
Megjegyzés szakértőtől! Ügyeljen a jobb oldalon található egyéb elemekre is. Ha biztos abban, hogy a szót helyesen írták le, válassza ki a „Kihagyás” vagy az „Összes kihagyása” lehetőséget. Továbbá, ha biztos benne, hogy a szót hibásan írták, futtassa az „Automatikus javítás” funkciót. Ebben az esetben a program automatikusan megváltoztatja az összes szót. Van még egy „Hozzáadás a szótárhoz” elem. Ez szükséges olyan szavak önfeladásánál, amelyeket gyakran elgépel.
Következtetés
Bármilyen szakértő is vagy, soha nem lehetsz teljesen biztos az írott szöveg helyességében. Az emberi tényező magában foglalja a különféle hibák feltételezését. Az MS Excel kifejezetten erre az esetre kínál egy helyesírás-ellenőrző eszközt, melynek futtatásával kijavíthatjuk az elgépelt szavakat.