tartalom
Egy Excel dokumentumon való munka során gyakran szükségessé válik, hogy egyszerre több ember csatlakozzon hozzá. És nagyon gyakran számuk több tucatnyira számítható. Ezért az együttműködés kérdése nem korlátozódik csupán az emberek összekapcsolására, mivel gyakran egymásnak ellentmondó változtatásokat hajthatnak végre, amelyeknek meg kell tanulniuk a gyors és hatékony szerkesztést.
Ki teheti meg? Főfelhasználói státusszal rendelkező személy. Egyszóval mit kell tenni ahhoz, hogy egy dokumentummal való közös munka ne csak lehetséges legyen, hanem eredményes is legyen?
Az Excelben megosztott fájlokkal való munkavégzésnek megvannak a maga sajátosságai. Tehát bizonyos műveletek nem érhetők el a felhasználók számára:
- Táblázatok készítése.
- Forgatókönyv-kezelés, beleértve azok megtekintését.
- Lapok eltávolítása.
- A felhasználók nem tudnak több cellát egyesíteni, vagy éppen ellenkezőleg, felosztani a korábban egyesített cellákat.
- Bármilyen művelet XML adatokkal.
Hogyan lehet ezeket a korlátozásokat megkerülni? Csak el kell távolítania az általános hozzáférést, majd vissza kell adnia, amikor szükséges.
Íme egy másik táblázat néhány olyan feladattal, amelyek lehetségesek vagy nem, ha több emberrel dolgozik ugyanazon a táblázaton.
Először meg kell értenie, hogy melyik fájlt kell egyszerre több embernek szerkesztenie. Ez lehet egy új vagy egy meglévő fájl.
beállítások
Minden, amit meg kell tennie egy fájl megosztásához az Excelben, a Könyvmegosztás részben található, amelyet az Áttekintés lapon találhat meg.
Megnyílik egy ablak két füllel. Minket az első érdekel, ami automatikusan megnyílik. A képernyőképen piros téglalappal megjelölt elem melletti négyzetet be kell jelölnünk. Ezzel lehetővé tesszük, hogy egy dokumentumot több felhasználó kezelhessen.
Miután megnyitottuk a hozzáférést a szerkesztéshez, konfigurálnunk kell. Ehhez nyissa meg a második lapot.
A paraméterek megadása után megerősítjük tevékenységeinket. Ehhez kattintson a bal egérgombbal az „OK” gombra. A megosztás bármely új és meglévő könyv számára nyitott lehet. Az első esetben nevet kell találnia neki.
Ezt követően el kell mentenie a fájlt a számítógépére.
Fontos! A formátumnak olyannak kell lennie, hogy a fájlt minden felhasználó meg tudja nyitni a táblázatok saját verziójával.
A fájlt olyan hálózati megosztásba vagy mappába kell mentenie, amely hozzáfér a fájlt használni kívánó résztvevőkhöz. A könyvtár kiválasztása után már csak a „Mentés” gombra kell kattintanunk.
A megosztott fájl mentésére azonban nem szabad webszervert használni.
A fent leírt műveletek végrehajtása után ellenőriznie kell, hogy lehetséges-e más emberek csatlakoztatása. Ehhez nyissa meg az „Adatok” lapot, és keresse meg közvetlenül alatta a „Kapcsolatok” elemet. Ha rákattint, módosíthatja a hivatkozásokat vagy hivatkozásokat. Ha nincs megfelelő gomb, akkor nincsenek társított fájlok.
Ezután megnyílik az „Állapot” fül, amelynek segítségével ellenőrizheti a kapcsolatokat. Azt, hogy minden rendben van, az „OK” gomb meglétéről lehet felismerni.
Az Excel lehetővé teszi egy megosztott munkafüzet megnyitását is. Ehhez kattintson az Office gombra. Amikor megjelenik a felugró panel, ki kell választanunk a „Megnyitás” elemet, és ki kell választani a megosztáshoz használandó könyvet. Ezután kattintson ismét az Office gombra, és nyissa meg az „Excel Options” ablakot, amely alul található.
A megjelenő ablak bal oldalán választhatunk majd egy beállítási kategóriát, de minket a legelső érdekel, ami a legáltalánosabb paramétereket tartalmazza.
Ezután lépjen a „Személyes beállítás” elemre, ahol meg kell adnia azokat az adatokat, amelyek lehetővé teszik a felhasználók szűrését - felhasználónév, becenév.
Ezen műveletek végrehajtása után lehetőség nyílik a dokumentumban található információk szerkesztésére vagy egyes adatok hozzáadására. Ne felejtse el menteni a módosításokat a végrehajtásuk után.
Ez néha problémákat okozhat a mentés során. Például a megosztás csak az első megnyitáskor érhető el, és amikor másodszor is megpróbálja megnyitni a dokumentumot, a program hibát jelez. Ez a következő okok miatt fordulhat elő:
- Ha több résztvevő egyszerre ír be adatokat ugyanabba a cellába. Vagy bármely más alkatrész.
- Változásnapló létrehozása, amely a munkafüzet méretének növekedését okozza. Ez problémákhoz vezet.
- A felhasználót eltávolítottuk a megosztásból. Ebben az esetben a módosítások mentése nem csak az ő számítógépén fog működni.
- A hálózati erőforrás túlterhelt.
A probléma megoldásához a következő lépéseket kell végrehajtania:
- Törölje a változásnaplót, vagy törölje a redundáns információkat.
- Távolítsa el a felesleges információkat magában a dokumentumban.
- Indítsa újra a megosztást.
- Nyisson meg egy Excel-dokumentumot egy másik irodai szerkesztőben, majd mentse újra xls formátumban.
Igaz, a legújabb verziókban ez a hiba nem fordul elő olyan gyakran, mint a régebbiekben.
Hogyan tekintheti meg a tagok tevékenységét
A közös munka során folyamatosan figyelni kell, hogy az egyik résztvevő ne rontson el valamit. Ezért meg kell tanulnia megérteni, hogy az egyikük milyen cselekedeteket követett el. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtania.
- Lépjen az „Áttekintés” fülre, és ott keresse meg a „Javítások” elemet. A menüben válassza ki a „Javítások kiválasztása” pontot.
6 - Ezután megjelenik egy ablak, amelyben megtudhatja, milyen változtatásokat hajtottak végre a felhasználók. Ez a lista automatikusan jön létre. Ellenőrizheti, hogy ez valóban így van, ha megnézi a párbeszédpanel megfelelő eleme melletti jelölőnégyzetet.
7 Ebben az esetben a bal felső sarokban lévő listában csak az utolsó mentés óta végrehajtott módosítások jelennek meg. Ez a kényelem érdekében történik, a korábbi szerkesztéseket mindig láthatja a naplóban.
- Minden résztvevőhöz egy adott szín van hozzárendelve, amely alapján megértheti, ki végezte a változtatásokat. A címkék a bal felső sarokban találhatók. Beállíthatja a változások nyomon követését idő szerint, egy adott felhasználó vagy egy adott tartomány szerint, valamint letilthatja azok megjelenítését.
8 - Ha egy ilyen jelöléssel ellátott cella fölé viszi az egérmutatót, megjelenik egy kis blokk, amelyből megtudhatja, ki végezte a módosításokat.
9 - A javítások megjelenítési szabályainak módosításához vissza kell térnie a beállítások ablakba, majd meg kell keresnie az „Idő szerint” mezőt, ahol beállíthatja a módosítások megjelenítésének kiindulópontját. Ez az az idő, amelytől kezdve a javítások megjelennek. Beállíthatja az utolsó mentés óta eltelt időszakot, beállíthatja, hogy az összes változtatást mindig megjelenítse, kizárólagosan meg nem tekintve, vagy megadhatja azt a dátumot, amelytől kezdve megjelenjenek.
10 - A csak egy adott tag által végzett javítások megjelenítését is szabályozhatja.
11 - A megfelelő mező segítségével beállíthatja a lap azon tartományát, amelyen a parancs műveletei naplózásra kerülnek.
Más módosításokat is végrehajthat, ha bejelöli a megfelelő jelölőnégyzeteket a megfelelő helyeken.
A változtatások listája nem holtteher. A fő felhasználó áttekintheti a többi résztvevő szerkesztéseit, megerősítve vagy elutasítva azokat. Hogyan kell csinálni?
- Lépjen az „Áttekintés” fülre. Van egy „Javítások” menü, ahol a felhasználó kezelheti a javításokat. A felugró panelen ki kell választania a „Javítások elfogadása / elutasítása” lehetőséget, amely után megjelenik egy ablak, amelyben megjelennek a javítások.
13 14 - A szerkesztések kiválasztása a korábban leírtakkal megegyező szempontok szerint történhet: idő szerint, egy adott felhasználó által vagy egy bizonyos tartományon belül. A kívánt paraméterek beállítása után nyomja meg az OK gombot.
- Ezután minden olyan beállítás megjelenik, amely megfelel az előző lépésben beállított feltételeknek. Az ablak alján található megfelelő gombra kattintva elfogadhatja vagy elutasíthatja az adott szerkesztést. Lehetőség van a módosítások kötegelt elfogadására vagy elutasítására is.
15
Most meghagyták a szükséges beállításokat, és eltávolították a feleslegeseket.
Hogyan lehet eltávolítani a felhasználót az Excel fájlból
Időről időre szükségessé válik a felhasználók eltávolítása a társszerzők közül. Nagyon sok oka lehet: újabb feladatot kaptak, a résztvevő egy másik számítógépről kezdett el szerkeszteni stb. Ennek a feladatnak az Excelben való megvalósítása egyáltalán nem nehéz.
Először nyissa meg az „Áttekintés” lapot. Van egy „Változások” csoport, ahol van egy „Hozzáférés a könyvhöz” opció.
Ezután ugyanaz az ablak jelenik meg a képernyőn, amelyet korábban láttunk. Az összes olyan személy listája, aki módosítani tudja a táblázatot, a Szerkesztés lapon található. Egy pillanatnyilag nem szükséges felhasználó eltávolításához meg kell találnia ebben a listában, ki kell választania a bal egérgomb megnyomásával, és kattintson a „Törlés” gombra, amely lent található.
Ezután az Excel figyelmezteti a felhasználót, hogy előfordulhat, hogy a résztvevő által végrehajtott javítások nem kerülnek mentésre, ha éppen módosítja a munkafüzetet. Ha egyetért, kattintson az „OK” gombra, és a felhasználó többé nem lesz megosztva.
A megosztott főkönyv használatának korlátozásának legjobb módja a felhasználó eltávolítása. Ha ez nem megfelelő, beállíthatja a könyv megtekintési vagy szerkesztési jogát egy adott résztvevő számára.
Ennek ellenére fontos megjegyezni, hogy a megosztás alapértelmezés szerint bizonyos korlátozásokat tartalmaz. Ezeket fentebb leírtuk. Emlékezzünk rájuk, mert az ismétlés a tanulás anyja.
- Tilos olyan intelligens táblákat létrehozni, amelyek automatikusan frissítik az adatokat, és számos más funkcióval rendelkeznek.
- Nem kezelheti a szkripteket.
- A lapok törlésére, a cellák összekapcsolására vagy leválasztására beépített korlátozás vonatkozik.
- Végezze el az összes műveletet az XML adatokon. Egyszerű szavakkal, korlátozások vonatkoznak a nagy mennyiségű adat strukturálására, beleértve a tömbök szerkesztését is. Az XML az egyik leghomályosabb fájltípus a kezdők számára, de valójában nagyon egyszerű. Az ilyen típusú fájlokkal a dokumentum kötegelt módosításával adatokat vihet át.
Egyszerűen fogalmazva, a társszerzőség lehetővé teszi, hogy szabványos műveleteket hajtson végre egy dokumentumon, de professzionálisabb lehetőségek csak egy személy számára állnak rendelkezésre. Ennek az az oka, hogy ugyanazokat a makrókat vagy XML kötegelt módosításokat valamivel nehezebb visszaállítani.
A megosztás letiltása, majd újbóli engedélyezése egy másik módja annak, hogy korlátozza az Excel-felhasználók tevékenységét. A szükséges változtatásokat saját maga is elvégezheti, ezzel ideiglenesen megfosztva másokat attól, hogy valamit szerkeszthessenek.
Ehhez kövesse az alábbi lépéseket.
- Nyissa meg az „Áttekintés” lapot, lépjen a „Javítások” elemre, és válassza ki a „Változások kiemelése” elemet a felugró menüből.
- Ezt követően megjelenik egy ablak, amelyben törölnie kell a „Felhasználó” és a „Tartományban” elemek melletti négyzetek jelölését.
- Ezt követően megjelenik egy változásnapló, amely az adatok biztonsági mentéséhez szükséges.
Ezt követően kikapcsolhatja a megosztást. Ehhez a szalag ugyanazon a lapján válassza ki a „Hozzáférés a könyvhöz” elemet, és törölje a „Több felhasználó módosításának engedélyezése a fájlt” jelölőnégyzetet.
Ez az, most a megosztás le van tiltva.
Így elég egyszerű beállítani a társszerzőséget az Excelben. Természetesen vannak olyan korlátozások, amelyek nem teszik lehetővé a dokumentum teljes körű felhasználását. De ezeket egészen egyszerűen megoldják, elég egy időre kikapcsolni a megosztást, majd a szükséges változtatások után bekapcsolni.