tartalom
Kapott már olyan feladatot, hogy folyamatábrát készítsen a szervezet üzleti folyamatainak feltérképezésére? Egyes cégek drága, speciális szoftverekért fizetnek, amelyek néhány lépéssel és kattintással folyamatábrákot készítenek. Más vállalkozások szívesebben használják a meglévő eszközöket, amelyek ugyanolyan egyszerűek lesznek, ha megtanulják őket. Az egyik az Excel.
Tervezze meg lépéseit
Mivel a folyamatábrának az a célja, hogy megjelölje az események, a meghozott döntések logikai sorrendjét és a döntések eredményeit, a legtöbb ember azt találja a legjobbnak, ha ezt folyamatábra formájában ábrázolja. És ezt sokkal könnyebben megtehetik, ha szánnak néhány percet gondolataik rendszerezésére.
És valóban az. Ha a gondolataid nem eléggé átgondoltak, akkor a folyamatábra nem lesz jó.
Ezért, mielőtt közvetlenül a folyamatábra létrehozásához kezdene, ajánlatos bizonyos megjegyzéseket tenni. A formátum, amelyben lebonyolításra kerül, nem annyira fontos. A legfontosabb az, hogy felsoroljuk a folyamat egyes szakaszait, meghatározzuk az egyes döntéseket és azok következményeit.
Elemek beállítása
- Lépjen a „Beszúrás” fülre, ahol megtalálja az „Alakzatok” elemet.
- Ezt követően megjelenik az alakzatok listája, csoportok szerint rendezve. Ezután mindegyiket át kell néznie, amíg meg nem találja a „Folyamatábra” csoportot.
- Válassza ki a kívánt elemet.
- Szöveg hozzáadásához kattintson a jobb gombbal az elemre, és válassza a „Szöveg módosítása” lehetőséget a helyi menüből.
Végül a Formázás szalagon ki kell választania a folyamatábra stílusát és színsémáját.
A kívánt elem kiválasztása után hozzá kell adni a következőt egy adott elemhez, és addig kell folytatni, amíg az egyes szakaszok meg nem jelennek.
Ezután a folyamatábra egyes elemeit megjelenítő alakzatot fel kell címkézni. Ekkor az, aki megtekinti, megérti, hogy a folyamatábra egyes elemei milyen szerepet töltenek be benne, és hogyan kapcsolódnak másokhoz.
Mindegyik figura a szokásos funkcióját látja el. Ha helytelenül használja a diagram elemeit, valaki, aki megtekinti, félreértheti Önt.
Íme néhány a leggyakoribb elemek közül:
- A folyamatábra eleje vagy vége.
- A munka folyamata.
- Egy előre meghatározott folyamat, például ismétlődő rutinok.
- Adatforrás. Ez lehet egy táblázat, vagy valamilyen dokumentum, vagy egy weboldal.
- Meghozott döntések. Például lehet egy előre végrehajtott folyamat helyességének ellenőrzése. A rombusz minden sarkából olyan vonalak jelenhetnek meg, amelyek a meghozott döntés eredményét mutatják.
Elemek rendelése
Miután az elemek a megfelelő helyre kerültek, kövesse az alábbi lépéseket:
- Az elemek oszlopban való elrendezéséhez több elemet kell kijelölnie a SHIFT billentyű lenyomásával, majd mindegyik megnyomásával, majd a Formátum lapon válassza az Igazítás középre lehetőséget.
- Ha az elemek között függőlegesen ugyanazokat a tereket kell létrehoznia, akkor ki kell jelölnie őket, majd ugyanazon a lapon válassza ki a „Függőleges elosztás” elemet.
- Ezután meg kell győződnie arról, hogy az összes elem mérete azonos, hogy a diagram látványosabb legyen.
Link vonal beállítása
A „Beszúrás” lapon van egy „Alakzatok” elem, ahol ki kell választania egy nyilat. Lehet egyenes vagy ferde. Az elsőt a közvetlen sorrendben lévő elemekhez használják. Ha az összes művelet elvégzése után vissza kell térnie egy bizonyos lépéshez, akkor ívelt vonalat használunk.
Mi a következő lépés?
Általában az Excel rengeteg alakzatot kínál a diagramkészítéshez. Néha figyelmen kívül hagyhatja a szabványokat, és bekapcsolhatja a kreativitást. Ez csak előnyére válik.