tartalom
Reggel feladatlistát kell írnia, rangsorolni… És ez minden, garantáltan sikeres lesz a napunk? Sajnos nincs. Hiszen nem mindig értjük, hogyan lehet megkülönböztetni a főt a másodlagostól, a fontosat a sürgőstől. Nekünk is nehezen tudunk koncentrálni. Egy üzleti coach megmondja, hogyan kell megoldani.
„Sajnos azok a helyzetek, amikor sikerül a prioritásaimat előtérbe helyeznem, inkább jellemzőek, mint kivételek. Igyekszem megtervezni az aznapi feladataimat, kiemelve a lényeget, de a nap végén teljesen kimerültnek érzem magam, mert elvonnak a figyelmemet a telefonhívások, a kis forgalom és a megbeszélések. Továbbra is halogatják a legfontosabb feladatokat, az év grandiózus tervei pedig papírra írva maradnak. Mit tehetsz, hogy magadon segíts?» – kérdezi a 27 éves Olga.
A vezetői hatékonysággal kapcsolatos tréningeken gyakran találkozom hasonló kéréssel. Az ügyfelek úgy vélik, hogy problémájuk fő oka a prioritások hiánya. De a valóságban azok, csak az ember nem nagyon koncentrál rájuk.
A probléma megoldásának első lépése pedig a megfelelő eszköz kiválasztása a koncentráció javítására. Pontosan illeszkednie kell az Ön személyes jellemzőihez: figyelembe kell vennie munkahelye és lakóhelye körülményeit.
A kezdéshez számos népszerű módszert használhat, amelyeket régóta hatékonynak ismernek el. Igyekszem azokat az ügyfeleknek ajánlani, akikkel most kezdünk dolgozni.
Első megközelítés: Az értékelési kritériumok megértése
Először is válaszoljon a kérdésre: Milyen kritériumokat használ a prioritások meghatározásakor? A leggyakoribb válasz a „sürgősségi” kritérium. Vele minden ügy sorba kerül a határidő függvényében. És csak ezután építünk be új feladatokat az így létrejövő «virtuális konstruktorba», és távolabbra toljuk azokat, amelyeket később lehet elvégezni.
Mik ennek a megközelítésnek a hátrányai? A mai prioritások listáján nemcsak azt kell tartalmaznia, ami holnap elveszíti jelentőségét, azaz sürgős, hanem azt is, amit elvont módon „fontosnak” nevezünk. Ez az, ami elmozdít bennünket a cél elérése felé, vagy ami elhárítja a komoly akadályokat az ahhoz vezető úton.
És itt sokan elkövetik azt a hibát, hogy helyettesítik a kritériumokat. Lakonikusan ezt így lehet kifejezni: „Ez nagyon sürgős, mert nagyon fontos!” „Ez nagyon fontos, mert holnap jár le a határidő!” De ha a napi prioritások listája nem tartalmaz olyan feladatokat, amelyek az Ön számára fontos célok eléréséhez vezetnek, akkor alaposan elemeznie kell a tennivalók listáját.
El kell döntenie, hogy milyen kritériumok alapján határozza meg a feladatok "sürgősségét" és "jelentőségét", és hogy keveri-e ezt a két fogalmat.
Második megközelítés: Határozzon meg három prioritási kategóriát
Mint tudják, a tervezési horizontok eltérőek. Ha egy napos tervezési horizontot mérlegelünk, akkor jobb, ha a következőképpen járunk el:
- Állítson be a nap egyik legfontosabb prioritását. Ez az a feladat, amelyre ma a legtöbb időt és energiát fogja fordítani;
- Határozzon meg három vagy négy olyan dolgot, amelyre ma a legkevesebb időt és energiát fordít. Jobb, ha felírja, mennyi időt (öt percet, tíz percet) tervez egy adott ügyre fordítani. Ez lesz az „utolsó prioritások” listája.
- A harmadik kategóriába tartoznak az úgynevezett „maradékelv esetei”. Ha marad rájuk szabad idő, akkor elkészülnek. De ha meg nem valósulnak, az nem befolyásol semmit.
Itt szembesülünk azzal a kérdéssel: „Hogyan ne fordítsunk maximális energiát az „utolsó prioritásra”, öntudatlanul félretéve a „fő”-t? A harmadik megközelítés segít megválaszolni.
Harmadik megközelítés: Használja a Lassú üzemmódot
Munkaidőnk nagy részét „gyorsidő” üzemmódban töltjük. Részt kell vennünk a rutinfolyamatokban, és hatalmas mennyiségű információt kell feldolgoznunk.
A „lassú idő” a leghatékonyabb módja annak, hogy megállítsuk a „kerékben futás” rutinját. Ez egy tudatos pillantás önmagadra, és a kiindulópont a válasz megtalálásához a következő kérdésekre: „Mit csinálok? Minek? Mit nem csinálok és miért?
Ahhoz, hogy ez a módszer a legjobban működjön, kövesse az alábbi három irányelvet:
- Lépjen be a napi rutinjába egy bizonyos rituálé. Ennek a nap folyamán ismétlődő tevékenységnek kell lennie, amely „lassú idő” módba helyezi Önt. Ez lehet teaszünet, és rendszeres guggolás. A rituálé nem tarthat tovább 5 percnél, és lehetővé teszi, hogy egyedül legyél. És persze szerezzen örömet és örömet – akkor nem halasztja holnapra.
- Ne feledje, hogy a „lassú idő” nem csak az élvezet ideje, hanem egyben lehetőség arra is, hogy növelje elégedettségét a „gyors idő” móddal. És tegyél fel magadnak három kérdést: „Milyen eredményt érjek el ma?”, „Mi a következő kis lépés ehhez az eredményhez, amit meg kell tennem?”, „Mi von el tőle a figyelmemet, és hogyan ne tereljem el a figyelmemet?” Ezek a kérdések segítenek abban, hogy szem előtt tartsa fő céljait. A következő apró lépések megtervezése pedig kiváló megelőzése lesz a halogatásnak.
- Használja a lassú üzemmódot naponta kétszer-négy alkalommal. Minél gyakrabban és erősebben hatnak rád a külvilág tényezői, annál gyakrabban érdemes átváltanod erre a módra. Három kérdés és néhány perc munkamenetenként elég lesz. A fő kritérium az, hogy örömet okozzon. De ne feledd: ha naponta kevesebbet használod a technikát, akkor egyáltalán nem kell gyakorolnod.