tartalom
Az Excel felhasználók gyakran kénytelenek prezentációban bemutatni munkájuk eredményét. Ehhez konvertálnia kell a fájlt egy kényelmesebb formátumba, például PDF-be. Ezenkívül a dokumentum átalakítása lehetővé teszi az adatok védelmét a nem kívánt javításokkal szemben, amikor harmadik félnek továbbítják. Ha a táblázat számításba bevont képleteket tartalmaz, akkor a PDF formátumba konvertálás lehetővé teszi az adatok védelmét a véletlen változtatásoktól vagy a dokumentum másik számítógépre történő átvitelekor bekövetkező sérülésektől. Nézzük meg közelebbről az összes konverziós módszert.
Konvertálja az Excel fájlt PDF-be
Az Excel régebbi verzióiban nincs mód a fájl mentésére más formátumban, mint xls. Speciális konvertáló programokat kellett keresnem, vagy olyan internetes forrásokat kellett használnom, amelyek képesek az egyik dokumentumformátumot a másikra fordítani. Óta Excel-2010, a program funkcionalitása egy olyan szükséges funkcióval egészült ki, amely lehetővé teszi a fájl azonnali konvertálását az Excel elhagyása nélkül.
- Először is ki kell választania azokat a cellákat, amelyeket konvertálni szeretne. Lépjen a „Fájl” fülre. Mentés előtt meg kell győződnie arról, hogy a táblázat határai nem nyúlnak túl a PDF dokumentum lapján.
1 - Ezután továbblépünk a mentési folyamatra. A megnyíló „Fájl” menüben a „Mentés másként…” kategória aktiválásával a jobb oldalon lépjen a „Tallózás” lehetőségre.
2 - Ezt követően megjelenik egy ablak, amelyben el kell döntenie a fájl helyét és nevét.
3 - Az ablak alján találjuk a „Fájltípus” kategóriát, és a számítógép egér bal gombjával a sorra kattintva előhívjuk az opciók listáját, amelyből kiválaszthatja a dokumentum formátumát. Esetünkben válassza ki a PDF fájl típusát.
4 - A „Fájltípus” sor alatt több további paraméter is szükséges a konvertáláshoz. A szabványos optimalizálás alkalmas a nyomtatásra és az internetes közzétételre, a minimális méret pedig lehetővé teszi a dokumentum optimalizálását az internetes oldalak oldalain való elhelyezéshez. Miután kiválasztotta a megfelelő optimalizálási lehetőséget, jelölje be azt. Ahhoz, hogy az így elmentett dokumentum átalakítás után megnyíljon, érdemes bejelölni a megfelelő négyzetet.
5
Az átalakítási folyamat egyértelmű és részletes beállításához a szakértők azt javasolják, hogy fordítson figyelmet további paraméterekre, amelyekben minden tisztázó pontot megadhat a táblázatok tartalmának jobb megjelenítése érdekében.
- A megjelenő ablakban megadhatja, hogy mely oldalakat szeretné konvertálni. Válasszon ki egy adattartományt, például kiválasztott munkalapokat, egy adott tartományt vagy egy teljes Excel-munkafüzetet. Vannak további nem nyomtatható fájladatok is, amelyek beilleszthetők egy új dokumentumba – a dokumentumszerkezet-címkék és tulajdonságai. Az ablakban már beállított paraméterek általában megfelelnek a szabványos követelményeknek, de szükség esetén módosíthatók. A módosítások aktiválásához kattintson az „OK” gombra.
6 - Az átalakítási folyamatot a „Mentés” gomb megnyomásával fejezzük be.
7 - Az átalakítási folyamat a táblázatok méretétől függően eltarthat egy ideig. A megadott mappában megjelenik egy PDF dokumentum. A beállításoknak megfelelően az átalakítás után azonnal megnyílik a dokumentum egy szerkesztőben, amely képes olvasni.
8
Konvertálja az Excel-táblázatot PDF-be külső alkalmazásokkal
Ha a felhasználó Excel-táblázatokkal dolgozik 1997-2003 közötti verziókban, majd a fájl PDF formátumba konvertálásához harmadik féltől származó eszközöket kell használnia. Az egyik legnépszerűbb program a FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Telepítjük az alkalmazást. A telepítőfájl letölthető a www.foxpdf.com hivatalos webhelyről.
- A program indításakor egy működő ablak jelenik meg, amelyben az „Excel fájl hozzáadása” menüben kell kiválasztani a kívánt fájlt.
9 - A program lehetővé teszi több fájl egyidejű konvertálását, ami vitathatatlan előny. A fájlok kiválasztása után kattintson a „Megnyitás” gombra.
10 - A kiválasztott fájlok megjelennek a program ablakában. Minden fájl mellett kell egy pipa. Ha a jelölőnégyzet nincs bejelölve, a fájl formátuma változatlan marad.
11 - Az átalakítás után a fájlok az alapértelmezés szerint kiválasztott mappába kerülnek mentésre. Másik cím kiválasztásához lépjen a Kimeneti útvonal paraméterhez az oldal alján. Ha rákattint a három ponttal jelölt gombra, megjelenik egy menü az aktuális mappa címével. Szükség esetén a tárolási hely megváltoztatható.
12 - Ha az összes előkészítő lépést befejezte, folytassa a konvertálást a Kimeneti útvonal sortól jobbra található PDF gomb megnyomásával.
13
Online szolgáltatás alkalmazása Excel formátum PDF formátumba konvertálására
A FoxPDF Excel to PDF Converter alkalmazás egyszerűsége ellenére ez a szoftver fizetős. És ha az Excel PDF-be konvertálásának szükségessége rendkívül ritkán jelenik meg, akkor használhatja az interneten elérhető online forrásokat.
Ezek az erőforrások lehetővé teszik a táblázatok ingyenes PDF formátumú konvertálását, de előfordulhat, hogy korlátozzák a napi tranzakciók számát. Egyes szolgáltatások csak regisztráció és érvényes e-mail cím megadása után érhetők el, amelyre a már konvertált dokumentumot küldjük.
Ezenkívül bizonyos webhelyekkel való együttműködéshez meg kell győződnie arról, hogy a fájl megfelel a követelményeknek. Tekintsük ezen internetes források egyikének működési elvét a SmallPDF példáján:
- Keresse fel a https://smallpdf.com/en oldalt. Válassza ki az „Excel PDF-be” kategóriát.
14 - Itt a „Fájl kiválasztása” gombbal adja meg a kívánt dokumentumot, vagy egyszerűen húzza át az Excel fájlt a kívánt mezőbe. Az erőforrás lehetővé teszi több dokumentum egyidejű konvertálását.
15 - Ezután következik az automatikus átalakítás. Befejezése után a kész fájlt el kell menteni a „Fájl mentése” gomb aktiválásával.
16 - Megjelenik egy ablak, amelyben meg kell adnia a PDF fájlok elhelyezésére szolgáló mappa címét.
Következtetés
Az Excel-táblázatok PDF-fájlokká konvertálására szolgáló módszerek mindegyikének van pozitív és negatív oldala is. Természetesen a dokumentum közvetlen Excel programon belüli mentése lehetővé teszi a cél gyors és kényelmes elérését. De amint fentebb említettük, ez a funkció csak a 2010-es verzióban jelent meg.
A fájlok konvertálására csak akkor használhat online forrásokat, ha rendelkezik internetkapcsolattal, és ez nem mindig elérhető. A speciális alkalmazások és programok is kényelmesen használhatók. Ugyanakkor ne felejtse el, hogy az ilyen szolgáltatások néha vásárlást igényelnek. Mindenesetre a felhasználó dönti el, hogyan konvertálja az xls fájlt pdf-be.