Hogyan készítsünk Gantt-diagramot az Excelben?

Ha megkérik, hogy nevezze meg a Microsoft Excel három legfontosabb összetevőjét, melyiket nevezné meg? Valószínűleg olyan lapok, amelyekre adatokat írnak be, képletek, amelyeket számítások elvégzésére használnak, és diagramok, amelyekkel különböző jellegű adatok grafikusan ábrázolhatók.

Biztos vagyok benne, hogy minden Excel felhasználó tudja, mi az a diagram, és hogyan kell létrehozni. Létezik azonban egyfajta diagram, amelyet sokak számára homály borít – Gantt-diagram. Ez a rövid útmutató elmagyarázza a Gantt-diagram főbb jellemzőit, elmondja, hogyan készíthet egyszerű Gantt-diagramot Excelben, honnan töltheti le a fejlett Gantt-diagramsablonokat, és hogyan használhatja a Projektmenedzsment online szolgáltatást Gantt-diagramok létrehozására.

• Mi az a Gantt-diagram?
• Hogyan készítsünk Gantt-diagramot az Excelben?
• Gantt-diagram sablonok

Mi az a Gantt-diagram?

Gantt-diagram Henry Gantt amerikai mérnökről és vezetési tanácsadóról nevezték el, aki 1910-ben dolgozta ki a diagramot. Az Excel Gantt-diagramja a projekteket vagy feladatokat vízszintes oszlopdiagramok kaszkádjaként jeleníti meg. A Gantt-diagram a projekt bontott felépítését mutatja (kezdési és befejezési dátumok, a projekten belüli feladatok közötti különféle kapcsolatok), így segít a feladatok időben és a tervezett benchmarkok szerint történő végrehajtásának ellenőrzésében.

Gantt-diagram létrehozása az Excel 2010, 2007 és 2013 programban

Sajnos a Microsoft Excel nem kínál beépített Gantt-diagram sablont. Azonban gyorsan létrehozhat egyet az oszlopdiagram-funkciók és egy kis formázás segítségével.

Gondosan kövesse ezeket a lépéseket, és nem tart tovább 3 percnél egy egyszerű Gantt-diagram létrehozásához. Példáinkban Gantt-diagramot készítünk az Excel 2010-ben, de ugyanez megtehető az Excel 2007-ben és 2013-ban is.

1. lépés: Hozzon létre egy projekttáblát

Mindenekelőtt a projekt adatait beírjuk egy Excel lapba. Írjon minden feladatot külön sorba, és adja meg a projekt bontási tervet kezdési időpont (Kezdő dátum), Érettségi (vég dátuma) és időtartama (Időtartam), vagyis a feladat végrehajtásához szükséges napok száma.

Tipp: Csak az oszlopokra van szükség a Gantt-diagram létrehozásához Kezdési időpont и Időtartam. Ha azonban egy oszlopot is létrehoz Befejezés dátuma, akkor egy egyszerű képlet segítségével kiszámíthatja a feladat időtartamát, amint az az alábbi ábrán látható:

2. lépés: Készítsen egy szokásos Excel oszlopdiagramot a „Kezdési dátum” oszlopadatbázis alapján

Kezdje el készíteni a Gantt-diagramot az Excelben egy egyszerű létrehozásával halmozott oszlopdiagram:

• Jelöljön ki egy tartományt Kezdje a dátumokat az oszlopfejléccel együtt példánkban az B1:B11. Csak az adatokat tartalmazó cellákat kell kijelölni, nem a lap teljes oszlopát.
• A Speciális lapon betétlap (Beszúrás) a Diagramok alatt kattintson Oszlopdiagram beszúrása (Rúd).
• A megnyíló menüben a csoportban zárható (2-D sáv) kattintson Ruled Stacked (Stacked Bar).

Ennek eredményeként a következő diagramnak kell megjelennie a lapon:

Jegyzet: A Gantt-diagramok létrehozására vonatkozó egyéb utasítások azt javasolják, hogy először hozzon létre egy üres oszlopdiagramot, majd töltse fel adatokkal, ahogyan a következő lépésben is megtesszük. De úgy gondolom, hogy a bemutatott módszer jobb, mert a Microsoft Excel automatikusan hozzáad egy adatsort, és így időt takarítunk meg.

3. lépés: Adjon hozzá időtartamadatokat a diagramhoz

Ezután még egy adatsort kell hozzáadnunk a jövőbeli Gantt-diagramunkhoz.

1. Kattintson a jobb gombbal a diagram bármely pontjára, és kattintson a helyi menüben Adatok kiválasztása (Válassza ki az adatokat). Megnyílik egy párbeszédpanel Adatforrás kiválasztása (Válassza ki az Adatforrást). Amint az alábbi ábrán látható, az oszlopadatok Kezdés dátuma már hozzáadva a mezőhöz Jelmagyarázat elemek (sorok) (Jelmagyarázat bejegyzések (sorozat). Most itt kell hozzáadnia az oszlopadatokat Időtartam.
2. sajtó hozzáad (Hozzáadás) a Gantt-diagramon megjelenítendő további adatok (Időtartam) kiválasztásához.
3. A megnyílt ablakban Sorváltás (Sorozat szerkesztése) Tedd ezt:
   • A Sor neve (A sorozat neve) írja be az „Időtartam” vagy bármely más kívánt nevet. Vagy helyezze a kurzort ebbe a mezőbe, majd kattintson a megfelelő oszlop címére a táblázatban – a rákattintott cím hozzáadódik a Gantt-diagram sorozat neveként.
   • Kattintson a mező melletti tartománykiválasztás ikonra Az értékek (Sorozatértékek).
4. Párbeszéd ablak Sorváltás (Sorozat szerkesztése) csökkenni fog. Jelölje ki az adatokat egy oszlopban Időtartamaz első cellára kattintva (esetünkben az D2) és húzza le az utolsó adatcelláig (D11). Ügyeljen arra, hogy véletlenül se válasszon címsort vagy üres cellát.
5. Nyomja meg ismét a tartományválasztó ikont. Párbeszéd ablak Sorváltás (Sorozat szerkesztése) ismét kibővül, és megjelennek a mezők Sor neve (sorozat neve) и Az értékek (Sorozatértékek). Kattintson az OK gombra.
6. Megint visszamegyünk az ablakhoz Adatforrás kiválasztása (Válassza ki az Adatforrást). Most a terepen Jelmagyarázat elemek (sorok) (Legend Entries (Series) sorozatot látunk Kezdés dátuma és egy számot Időtartam. Csak kattintson a gombra OK, és az adatok hozzáadódnak a diagramhoz.

A diagramnak valahogy így kell kinéznie:

4. lépés: Feladatleírások hozzáadása a Gantt-diagramhoz

Most a diagram bal oldalán a feladatok listáját kell megjeleníteni a számok helyett.

1. Kattintson a jobb gombbal bárhol a nyomtatási területen (a kék és narancssárga csíkokkal ellátott területre), és a megjelenő menüben kattintson a Adatok kiválasztása (Válassza ki az Adatokat) a párbeszédpanel újbóli megjelenítéséhez Adatforrás kiválasztása (Válassza ki az Adatforrást).
2. A párbeszédpanel bal oldalán válassza ki a lehetőséget Kezdés dátuma És kattintson a gombra Változtat (Szerkesztés) című ablak jobb oldalán Vízszintes tengelycímkék (kategóriák) (Vízszintes (kategória) tengelycímkék).
3. Megnyílik egy kis párbeszédpanel Tengely címkék (Tengelycímkék). Most ugyanúgy kell kiválasztani a feladatokat, mint az előző lépésben a feladatok időtartamára vonatkozó adatokat választottuk ki (Időtartam oszlop) – kattintson a tartomány kijelölési ikonra, majd kattintson az első feladatra a táblázatban és húzza a kijelölést az egérrel. egészen az utolsó feladatig. Ne feledje, hogy az oszlopfejlécet nem szabad kiemelni. Ha ezt megtette, kattintson ismét a tartománykiválasztás ikonra a párbeszédpanel megjelenítéséhez.
4. Dupla érintés OKaz összes párbeszédpanel bezárásához.
5. A diagram jelmagyarázatának törlése – kattintson rá a jobb gombbal, majd a helyi menüben kattintson a gombra eltávolít (Töröl).

Ezen a ponton a Gantt-diagram bal oldalán feladatleírásoknak kell lenniük, és valahogy így kell kinézniük:

5. lépés: Oszlopdiagram átalakítása Gantt-diagrammá

Ebben a szakaszban a diagramunk még halmozott oszlopdiagram. Ahhoz, hogy Gantt-diagramnak tűnjön, helyesen kell formáznia. Feladatunk a kék vonalak eltávolítása úgy, hogy a grafikonoknak csak a narancssárga részei maradjanak láthatóak, amelyek a projekt feladatait reprezentálják. Technikailag nem távolítjuk el a kék vonalakat, csak átlátszóvá és ezáltal láthatatlanná tesszük őket.

1. Kattintson bármelyik kék vonalra a Gantt-diagramon, és mindegyik ki lesz jelölve. Kattintson a jobb gombbal a kijelölésre, majd a helyi menüben kattintson a gombra Adatsor formátum (Adatsorozat formátuma).
2. A megjelenő párbeszédpanelen tegye a következőket:
   • Szakaszban Tölt (Kitöltés) válassza ki Nincs kitöltés (Nincs kitöltés).
   • Szakaszban Határ (Szegély színe) válassza ki nincsenek vonalak (Nincs vonal).

Jegyzet: Ne zárja be ezt a párbeszédpanelt, a következő lépésben újra szüksége lesz rá.

3. Az Excelben felépített Gantt-diagramon szereplő feladatok fordított sorrendben vannak. Egy pillanat alatt megoldjuk. Kattintson a Gantt-diagram bal oldalán található feladatok listájára a kategóriatengely kiemeléséhez. Megnyílik egy párbeszédpanel Tengely formátum (Formátumtengely). fejezetben Tengelyparaméterek (Axis Options) jelölje be a négyzetet A kategóriák fordított sorrendje (A kategóriák fordított sorrendben), majd zárja be az ablakot a módosítások mentéséhez. Az imént végrehajtott változtatások eredményeként:
   • A Gantt-diagramon a feladatok a megfelelő sorrendben vannak.
   • A vízszintes tengelyen lévő dátumok a diagram aljáról a tetejére kerültek.

A diagram hasonlóvá válik egy hagyományos Gantt-diagramhoz, igaz? Például a Gantt-diagramom most így néz ki:

6. lépés: A Gantt-diagram kialakításának testreszabása az Excelben

A Gantt-diagram már formát ölt, de még néhány simítást adhat hozzá, hogy igazán stílusos legyen.

1. Távolítsa el az üres helyet a Gantt-diagram bal oldalán

Gantt-diagram készítésekor kék sávokat szúrtunk be a diagram elejére, hogy mutassuk a kezdési dátumot. Most a helyükön maradt üreg eltávolítható, és a feladatcsíkok balra, a függőleges tengelyhez közelebb mozgathatók.

• Kattintson a jobb gombbal az első oszlop értékére Kezdés dátuma a forrásadatokat tartalmazó táblázatban a helyi menüben válassza ki Cellaformátum > Szám > általános (Cellák formázása > Szám > Általános). Jegyezze meg a mezőben látható számot Minta A (minta) a dátum numerikus ábrázolása. Az én esetemben ez a szám 41730. Mint tudják, az Excel a dátumokat a napok számával megegyező számként tárolja 1. január 1900-jén kelt e dátum előtt (ahol 1. január 1900. = 1). Itt nem kell módosítania, csak kattintson törlés (Megszünteti).
• A Gantt-diagramon kattintson bármelyik dátumra a diagram felett. Egy kattintással kiválasztja az összes dátumot, majd kattintson rájuk a jobb gombbal, majd a helyi menüben kattintson a gombra Tengely formátum (Formátumtengely).
• A menün paraméterek tengely (Axis Options) módosítsa az opciót Minimális (Minimum) be Szám (Rögzített), és írja be az előző lépésben megjegyzett számot.

2. Állítsa be a dátumok számát a Gantt-diagram tengelyén

Itt, a párbeszédpanelen Tengely formátum (Axis formázása), amelyet az előző lépésben nyitott meg, módosítsa a paramétereket Főbb hadosztályok (Major egyesült) и Köztes osztályok (Minor unit) of Szám (Rögzített), és adja meg a kívánt értékeket a tengelyen lévő intervallumokhoz. Általában minél rövidebb a projektben szereplő feladatok időkerete, annál kisebb felosztási lépésre van szükség az időtengelyen. Ha például minden második dátumot szeretne megjeleníteni, akkor írja be 2 paraméterhez Főbb hadosztályok (Fő egység). Milyen beállításokat végeztem – az alábbi képen láthatod:

Tipp: Játsszon a beállításokkal, amíg el nem éri a kívánt eredményt. Ne féljen rosszat tenni, az opciók beállításával bármikor visszaállíthatja az alapértelmezett beállításokat Automatikusan (Automatikus) Excel 2010-ben és 2007-ben, vagy kattintson a gombra vissza (Visszaállítás) Excel 2013-ban.

3. Távolítsa el a felesleges üres helyet a csíkok között

Rendezd el tömörebben a tálcákat a diagramon, és a Gantt-diagram még jobban fog kinézni.

• Jelölje ki a grafikonok narancssárga sávját úgy, hogy az egyikre kattint a bal egérgombbal, majd kattintson rá jobb gombbal és a megjelenő menüben kattintson a Adatsor formátum (Adatsorozat formátuma).
• A párbeszédpanelen Adatsor formátum (Adatsorozat formázása) állítsa a paramétert értékre egymást átfedő sorok (Sorozat átfedés) értéke 100% (a csúszka teljesen jobbra tolva), és a paraméternél Oldalsó hézag (Gap Width) értéke 0% vagy majdnem 0% (csúszka egészen vagy majdnem teljesen balra).

És itt van erőfeszítéseink eredménye – egy egyszerű, de meglehetősen pontos Gantt-diagram Excelben:

Ne feledje, hogy az így létrehozott Excel diagram nagyon közel áll egy valódi Gantt-diagramhoz, miközben megőrzi az Excel diagramok minden kényelmét:

• Az Excel Gantt-diagramja átméreteződik, amikor feladatokat ad hozzá vagy eltávolít.
• Módosítsa a feladat kezdési dátumát (Start date) vagy időtartamát (Duration), és az ütemezés azonnal automatikusan tükrözi a végrehajtott változtatásokat.
• Az Excelben elkészített Gantt-diagram képként menthető, vagy HTML formátumba konvertálható és közzétehető az interneten.

TANÁCS:

• Testreszabhatja Gantt-diagramja megjelenését a kitöltési beállítások, a szegélyek, az árnyékok módosításával, és akár a 3D effektusok használatával is. Mindezek a lehetőségek elérhetők a párbeszédpanelen. Adatsor formátum (Adatsorozat formátuma). Ennek az ablaknak a meghívásához kattintson a jobb gombbal a diagrammezőben lévő diagramsávra, majd a helyi menüben kattintson a gombra Adatsor formátum (Adatsorozat formátuma).
• Ha az elkészített tervezési stílus tetszetős a szemnek, akkor egy ilyen Gantt-diagramot el lehet menteni az Excelbe sablonként, és felhasználni a jövőben. Ehhez kattintson a diagramra, nyissa meg a lapot építész (Design) és nyomja meg Mentés sablonként (Mentés sablonként).

Töltse le a Gantt-diagram mintáját

Gantt-diagram sablon Excelben

Mint látható, egy egyszerű Gantt-diagram elkészítése az Excelben egyáltalán nem nehéz. De mi van akkor, ha bonyolultabb Gantt-diagramra van szükség, amelyben a feladat árnyékolása a befejezettség százalékától függ, és a projekt mérföldköveit függőleges vonalak jelzik? Természetesen, ha Ön azon ritka és titokzatos lények közé tartozik, akiket tisztelettel Excel Gurunak nevezünk, akkor megpróbálhat saját maga is elkészíteni egy ilyen diagramot.

Gyorsabb és egyszerűbb lesz azonban az előre elkészített Gantt-diagram sablonok használata Excelben. Az alábbiakban rövid áttekintést adunk a Microsoft Excel különböző verzióihoz készült projektmenedzsment Gantt-diagram sablonokról.

Microsoft Excel 2013 Gantt diagramsablon

Ezt a Gantt-diagram sablont az Excelhez hívják Projekttervező (Gantt Projekttervező). Úgy tervezték, hogy nyomon kövesse a projekt előrehaladását különböző mérőszámok alapján, mint pl Tervezett kezdés (Tervindítás) и tényleges kezdés (Tényleges kezdés), Tervezett időtartam (Terv időtartama) и Tényleges időtartam (Tényleges időtartam), valamint Teljesítmény százaléka (Teljesített százalék).

Az Excel 2013-ban ez a sablon a lapon érhető el filé (Fájl) az ablakban Teremt (Új). Ha ebben a részben nincs sablon, letöltheti a Microsoft webhelyéről. A sablon használatához nincs szükség további ismeretekre – kattintson rá, és kezdje el.

Online sablon diagram Ganta

A Smartsheet.com interaktív online Gantt Chart Buildert kínál. Ez a Gantt-diagram sablon ugyanolyan egyszerű és használatra kész, mint az előző. A szolgáltatás 30 napos ingyenes próbaverziót kínál, ezért nyugodtan regisztráljon Google-fiókjával, és azonnal kezdje meg az első Gantt-diagram létrehozását.

A folyamat nagyon egyszerű: a bal oldali táblázatban adja meg a projekt adatait, és a táblázat kitöltésével a jobb oldalon egy Gantt-diagram jön létre.

Gantt diagramsablonok Excelhez, Google Táblázatokhoz és OpenOffice Calc-hoz

A vertex42.com webhelyen ingyenes Gantt-diagram sablonokat találhat az Excel 2003, 2007, 2010 és 2013 programokhoz, amelyek az OpenOffice Calc és a Google Sheets programokkal is működnek. Ezekkel a sablonokkal ugyanúgy dolgozhat, mint bármely hagyományos Excel-táblázattal. Csak adjon meg egy kezdő dátumot és időtartamot minden egyes feladathoz, és írja be a befejezett %-ot az oszlopba % teljes. A Gantt-diagram területén látható dátumtartomány módosításához mozgassa a csúszkát a görgetősávon.

És végül egy másik Gantt-diagramsablon az Excelben.

Projektmenedzser Gantt diagramsablon

Egy másik ingyenes Gantt-diagram sablon található a professionalexcel.com webhelyen, és a neve „Project Manager Gantt Chart”. Ebben a sablonban lehetőség van nézet kiválasztására (napi vagy normál heti), a követett feladatok időtartamától függően.

Remélem, hogy a javasolt Gantt-diagram sablonok közül legalább egy megfelel az Ön igényeinek. Ha nem, akkor sokféle Gantt-diagram sablont találhat az interneten.

Most, hogy ismeri a Gantt-diagram főbb jellemzőit, folytathatja a tanulást, és megtanulhatja, hogyan hozhat létre saját összetett Gantt-diagramokat Excelben, hogy meglepje főnökét és kollégáit 🙂