tartalom
Az Excel az egyik legjobb adatelemző szoftver. És szinte minden embernek élete egyik vagy másik szakaszában számokkal és szöveges adatokkal kellett megküzdenie, és szűk határidőn belül feldolgoznia azokat. Ha még mindig meg kell tennie ezt, akkor leírjuk azokat a technikákat, amelyek jelentősen javítják az életét. És hogy vizuálisabbá tegyük, megmutatjuk, hogyan valósítsuk meg őket animációk segítségével.
Adatelemzés Excel PivotTable-okon keresztül
A pivot táblák az információfeldolgozás automatizálásának egyik legegyszerűbb módja. Lehetővé teszi, hogy hatalmas adattömböt halmozzon fel, amely egyáltalán nem strukturált. Ha használod, szinte örökre elfelejtheted, mi az a szűrő és a kézi válogatás. Létrehozásához pedig csak néhány gombot kell megnyomni, és megadni néhány egyszerű paramétert, attól függően, hogy egy adott helyzetben milyen módon kell bemutatni az eredményeket.
Számos módja van az adatelemzés automatizálásának az Excelben. Ezek mind beépített eszközök, mind az internetről letölthető kiegészítők. Van egy „Analysis Toolkit” kiegészítő is, amelyet a Microsoft fejlesztett ki. Minden szükséges funkcióval rendelkezik, hogy egyetlen Excel fájlban elérje az összes szükséges eredményt.
A Microsoft által kifejlesztett adatelemző csomag egyetlen időegység alatt csak egyetlen munkalapon használható. Ha több helyen lévő információt dolgoz fel, akkor az eredményül kapott információ kizárólag az egyiken jelenik meg. Más esetekben a tartományok érték nélkül jelennek meg, amelyekben csak formátumok vannak. Több lapon lévő információk elemzéséhez ezt az eszközt külön kell használni. Ez egy nagyon nagy modul, amely rengeteg funkciót támogat, különösen lehetővé teszi a következő típusú feldolgozások végrehajtását:
- Diszperziós elemzés.
- Korrelációelemzés.
- Kovariancia.
- Mozgóátlag számítás. Nagyon népszerű módszer a statisztikákban és a kereskedésben.
- Szerezzen véletlenszerű számokat.
- Végezzen kiválasztási műveleteket.
Ez a kiegészítő alapértelmezés szerint nincs aktiválva, de a szabványos csomag tartalmazza. A használatához engedélyeznie kell. Ehhez hajtsa végre a következő lépéseket:
- Lépjen a „Fájl” menübe, és ott keresse meg az „Opciók” gombot. Ezután lépjen a „Kiegészítők” részre. Ha az Excel 2007-es verzióját telepítette, akkor az Office menüben található „Excel-beállítások” gombra kell kattintania.
- Ezután megjelenik egy előugró menü „Kezelés” címmel. Itt megtaláljuk az „Excel-bővítmények” elemet, kattintson rá, majd – a „Go” gombra. Ha Apple számítógépet használ, nyissa meg az „Eszközök” lapot a menüben, majd keresse meg a „Bővítmények az Excelhez” elemet a legördülő listában.
- Az ezután megjelenő párbeszédpanelen be kell jelölnie az „Elemzési csomag” elem melletti négyzetet, majd az „OK” gombra kattintva meg kell erősítenie a műveleteket.
Egyes helyzetekben előfordulhat, hogy ez a kiegészítő nem található. Ebben az esetben nem lesz benne a kiegészítők listájában. Ehhez kattintson a „Tallózás” gombra. Arról is tájékoztatást kaphat, hogy a csomag teljesen hiányzik erről a számítógépről. Ebben az esetben telepítenie kell. Ehhez kattintson az „Igen” gombra.
Az elemzőcsomag engedélyezése előtt először aktiválnia kell a VBA-t. Ehhez ugyanúgy le kell töltenie, mint magát a kiegészítőt.
Hogyan kell dolgozni pivot táblákkal
A kezdeti információ bármi lehet. Ez lehet információ az értékesítésről, a szállításról, a termékek szállításáról stb. Ettől függetlenül a lépések sorrendje mindig ugyanaz lesz:
- Nyissa meg a táblázatot tartalmazó fájlt.
- Válassza ki a kimutatástáblázat segítségével elemezni kívánt cellatartományt.
- Nyissa meg a „Beszúrás” lapot, és ott meg kell találnia a „Táblázatok” csoportot, ahol van egy „Pivot Table” gomb. Ha Mac OS operációs rendszer alatt használ számítógépet, akkor meg kell nyitnia az „Adatok” lapot, és ez a gomb az „Elemzés” lapon található.
- Ezzel megnyílik a „PivotTable létrehozása” nevű párbeszédpanel.
- Ezután állítsa be az adatmegjelenítést úgy, hogy megfeleljen a kiválasztott tartománynak.
Megnyitottunk egy táblázatot, amelyben az információ semmilyen módon nem strukturált. Ehhez használhatja a képernyő jobb oldalán található pivot tábla mezőinek beállításait. Például az „Értékek” mezőbe küldjük el a „Rendelések mennyiségét”, a táblázat soraiban pedig az eladók adatait és az értékesítés dátumát. A táblázatban szereplő adatok alapján az összegek automatikusan kerültek megállapításra. Ha szükséges, minden évre, negyedévre vagy hónapra vonatkozó információkat nyithat meg. Ez lehetővé teszi, hogy megkapja az adott pillanatban szükséges részletes információkat.
Az elérhető paraméterek halmaza eltér attól, hogy hány oszlop van. Például az oszlopok száma összesen 5. Csak el kell helyeznünk és ki kell választani őket a megfelelő módon, és megmutatni az összeget. Ebben az esetben az ebben az animációban látható műveleteket hajtjuk végre.
Megadhatja a pivot táblát például egy ország megadásával. Ehhez hozzáadjuk az „Ország” elemet.
Megtekintheti az eladók adatait is. Ehhez az „Ország” oszlopot az „Eladó”-ra cseréljük. Az eredmény a következő lesz.
Adatelemzés 3D térképekkel
Ez a georeferált vizualizációs módszer lehetővé teszi a régiókhoz kötött minták keresését, valamint az ilyen típusú információk elemzését.
A módszer előnye, hogy nincs szükség a koordináták külön regisztrálására. Csak helyesen kell beírnia a földrajzi helyet a táblázatba.
Hogyan dolgozzunk 3D-s térképekkel Excelben
A 3D térképekkel való munkavégzéshez követendő műveletek sorrendje a következő:
- Nyisson meg egy fájlt, amely tartalmazza a kívánt adattartományt. Például egy táblázat, ahol van egy „Ország” vagy „Város” oszlop.
- A térképen megjelenő információkat először táblázatként kell formázni. Ehhez meg kell találnia a megfelelő elemet a „Főoldal” fülön.
- Válassza ki az elemezni kívánt cellákat.
- Ezután lépjen a „Beszúrás” fülre, és ott találjuk a „3D térkép” gombot.
Ekkor megjelenik a térképünk, ahol a táblázatban a városok pontokként vannak ábrázolva. De valójában nem csak a településekkel kapcsolatos információk meglétére van szükségünk a térképen. Sokkal fontosabb számunkra, hogy lássuk a hozzájuk kötött információkat. Például azokat az összegeket, amelyek az oszlop magasságaként jeleníthetők meg. Miután végrehajtottuk az animációban jelzett műveleteket, amikor a megfelelő oszlop fölé viszi az egérmutatót, megjelennek a hozzá tartozó adatok.
Használhat kördiagramot is, amely bizonyos esetekben sokkal informatívabb. A kör mérete attól függ, hogy mekkora a teljes összeg.
Előrejelzési lap Excelben
Az üzleti folyamatok gyakran a szezonális jellemzőktől függenek. És ezeket a tényezőket már a tervezési szakaszban figyelembe kell venni. Erre van egy speciális Excel eszköz, amely nagy pontosságával tetszeni fog. Lényegesen funkcionálisabb, mint az összes fent leírt módszer, bármilyen kiválóak is legyenek. Ugyanígy nagyon széles a felhasználási köre is – kereskedelmi, pénzügyi, marketing és még kormányzati struktúrákban is.
Fontos: az előrejelzés kiszámításához információkat kell szereznie az előző alkalomról. Az előrejelzés minősége attól függ, hogy az adatok milyen hosszú távúak. Javasoljuk, hogy rendszeres időközökre lebontott adatokkal rendelkezzen (például negyedévente vagy havonta).
Hogyan kell dolgozni az előrejelzési lappal
Az előrejelzési lap használatához a következőket kell tennie:
- Nyissa meg a fájlt, amely nagy mennyiségű információt tartalmaz az elemezni kívánt mutatókról. Például az elmúlt évben (bár minél több, annál jobb).
- Jelöljön ki két információsort.
- Lépjen az „Adatok” menübe, és kattintson az „Előrejelzési lap” gombra.
- Ezt követően megnyílik egy párbeszédpanel, amelyben kiválaszthatja az előrejelzés vizuális megjelenítésének típusát: grafikon vagy hisztogram. Válassza ki a helyzetének megfelelőt.
- Állítsa be az előrejelzés befejezésének dátumát.
Az alábbi példában három évre – 2011-2013 – közölünk információkat. Ebben az esetben ajánlatos az időintervallumokat feltüntetni, nem pedig konkrét számokat. Azaz jobb, ha 2013. márciust írunk, és nem egy konkrét számot, mint például 7. március 2013. Ahhoz, hogy ezen adatok alapján 2014-re előrejelzést kapjunk, sorokba rendezett adatokat kell beszerezni a dátummal és a mutatókkal, voltak abban a pillanatban. Emelje ki ezeket a sorokat.
Ezután lépjen az „Adatok” fülre, és keresse meg az „Előrejelzés” csoportot. Ezután lépjen az „Előrejelzési lap” menübe. Ezt követően megjelenik egy ablak, amelyben ismét kiválasztjuk az előrejelzés bemutatásának módját, majd beállítjuk azt a dátumot, ameddig az előrejelzés elkészüljön. Ezután kattintson a „Létrehozás” gombra, amely után három előrejelzési lehetőséget kapunk (narancssárga vonallal).
Gyors elemzés Excelben
Az előző módszer igazán jó, mert lehetővé teszi a statisztikai mutatók alapján valós előrejelzéseket. De ez a módszer lehetővé teszi, hogy ténylegesen teljes értékű üzleti intelligenciát végezzen. Nagyon klassz, hogy ezt a funkciót a lehető legergonómikusabban hozták létre, mivel a kívánt eredmény eléréséhez szó szerint néhány műveletet kell végrehajtania. Nincs kézi számítás, nincs képlet írása. Egyszerűen válassza ki az elemezni kívánt tartományt, és állítsa be a végcélt.
Lehetőség van különféle diagramok és mikrográfok létrehozására közvetlenül a cellában.
Hogyan dolgozz
Tehát a működéshez meg kell nyitnunk egy fájlt, amely tartalmazza az elemezni kívánt adatkészletet, és ki kell választani a megfelelő tartományt. Miután kiválasztottuk, automatikusan megjelenik egy gomb, amely lehetővé teszi összegzés készítését vagy egyéb műveletek végrehajtását. Ezt gyors elemzésnek hívják. Az alul automatikusan beírandó összegeket is meghatározhatjuk. Ebben az animációban tisztábban láthatja, hogyan működik.
A gyorselemzés funkció lehetővé teszi a kapott adatok különböző módokon történő formázását is. És meghatározhatja, hogy mely értékek többé-kevésbé közvetlenül az eszköz konfigurálása után megjelenő hisztogram celláiban találhatók.
Ezenkívül a felhasználó különféle jelzőket helyezhet el, amelyek a mintában szereplő értékekhez képest nagyobb és kisebb értékeket jeleznek. Így a legnagyobb értékek zölden, a legkisebbek pedig pirosan jelennek meg.
Nagyon szeretném hinni, hogy ezekkel a technikákkal jelentősen megnövelheti a táblázatokkal végzett munkája hatékonyságát, és a lehető leggyorsabban elérheti mindazt, amit szeretne. Amint látja, ez a táblázatkezelő program nagyon széles lehetőségeket kínál még a standard funkciókban is. És mit is mondhatnánk a kiegészítőkről, amelyek nagyon sokak az interneten. Csak fontos megjegyezni, hogy minden kiegészítőt alaposan ellenőrizni kell, hogy nem tartalmaz-e vírusokat, mert a mások által írt modulok rosszindulatú kódot tartalmazhatnak. Ha a bővítményeket a Microsoft fejlesztette ki, akkor biztonságosan használható.
A Microsoft Analysis Pack egy nagyon funkcionális kiegészítő, amely a felhasználót igazi profivá teszi. Lehetővé teszi a mennyiségi adatok szinte bármilyen feldolgozását, de ez meglehetősen bonyolult egy kezdő felhasználó számára. A Microsoft hivatalos súgóoldala részletes útmutatást tartalmaz arról, hogyan használhatja a különböző típusú elemzéseket ezzel a csomaggal.