Nem tudod elválasztani a főt a másodlagostól? Nem tudsz nemet mondani a munkatársaknak? Akkor valószínűleg későig marad az irodában. Hogyan lehetünk hatékony alkalmazottak – mondja Oliver Burkeman, a Psychologies újságírója és rovatvezetője.
Az időgazdálkodás minden szakértője és guruja nem unja meg ugyanazokat a fő tanácsokat. Válaszd szét a fontosat a lényegtelentől. Remek ötlet, de könnyebb mondani, mint megtenni. Már csak azért is, mert az ügyek hevében minden rendkívül fontosnak tűnik. Nos, vagy mondjuk valami csodálatos módon elválasztottad a fontosat a lényegtelentől. Aztán felhív a főnöke, és megkér, hogy végezzen sürgős munkát. Próbáld elmondani neki, hogy ez a projekt nem szerepel a legfontosabb prioritások listáján. De nem, ne próbáld ki.
Öleld át a hatalmasat
Stephen Covey, The XNUMX Habits of Highly Effective People című könyv bestseller szerzője1 javasolja a kérdés újrafogalmazását. Amint a lényegtelent nem találják meg az ügyek menetében, el kell választani a fontosat a sürgőstől. Amit – legalábbis elméletileg – nem lehet megtenni, abból a tényből, hogy egyszerűen lehetetlen nem megtenni.
Először is, valóban lehetőséget ad a megfelelő rangsorolásra. Másodszor pedig segít felhívni a figyelmet egy másik fontos problémára – az időhiányra. A rangsorolás gyakran álcázza azt a kellemetlen tényt, hogy egyszerűen lehetetlen elvégezni a szükséges munka teljes mennyiségét egyszerűen definíció szerint. És soha nem fogsz eljutni a lényegtelenekhez. Ha ez a helyzet, akkor a legjobb, ha őszinte lesz a vezetőségével, és elmagyarázza, hogy a munkaterhelése meghaladja a képességeit.
„A legtöbbünk számára a leghatékonyabb időszak a reggel. Kezdje a napot, és tervezze meg a legnehezebb dolgokat."
Fontosság helyett energia
Egy másik hasznos tipp, hogy ne foglalkozz az esetekkel a fontosságuk szempontjából. Változtassuk meg magát az értékelési rendszert, ne a jelentőségre, hanem a végrehajtásukhoz szükséges energiamennyiségre összpontosítva. Legtöbbünk számára a leghatékonyabb időszak a reggel. Ezért a nap elején érdemes megtervezni a komoly erőfeszítést és nagy koncentrációt igénylő dolgokat. Aztán ahogy a „fogás gyengül”, át lehet térni a kevésbé energiaigényes feladatokra, legyen szó postaválogatásról vagy a szükséges hívásokról. Ez a módszer valószínűleg nem garantálja, hogy mindenre lesz ideje. De legalább megóv azoktól a helyzetektől, amikor felelősségteljes ügyeket kell felvállalnia, amikor egyszerűen nem áll készen erre.
Madártávlat
Egy másik érdekes ajánlás Josh Davis pszichológustól származik.2. A „pszichológiai távolságtartás” módszerét javasolja. Próbáld meg elképzelni, hogy madártávlatból nézed magad. Csukd be a szemed és képzeld el. Látod azt az apró kis embert messze lent? Ez te vagy. És mit gondol a magasból: mire összpontosítson most ez a kis ember? Mit kell először csinálni? Bizonyára furcsán hangzik. De valóban hatékony módszer.
És végül az utolsó. Felejtsd el a megbízhatóságot. Ha a kollégák (vagy vezetők) azt kérik (vagy parancsolják), hogy tegyenek félre mindent és csatlakozzanak valamelyik fontos projektjükhöz, ne rohanjon hősiesnek lenni. Először is győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak és a vezetőség teljesen tisztában van azzal, hogy mi marad el a váltás eredményeként. Hosszú távon a legkevésbé sem javít a hírnevén, ha az elvégzett munka rovására igent tud mondani az első hívásra. Inkább az ellenkezője.
1 S. Covey „A rendkívül hatékony emberek hét szokása. Erőteljes személyes fejlesztési eszközök” (Alpina Kiadó, 2016).
2 J. Davis „Két félelmetes óra: Tudományon alapuló stratégiák a legjobb idő kihasználására és a legfontosabb munkája elvégzésére” (HarperOne, 2015).