Hol tárolják a biztonsági másolatokat az Excelben

A biztonsági mentés egy fájl létrehozása az adatok későbbi helyreállításához arra az esetre, ha az eredeti adathordozó eltörne vagy eltűnne. Az adatokról másolatot is készíthet a Microsoft Excel programban; a programnak vannak ehhez eszközei. Az információk helyreállításához használhat egy másik Excel-funkciót – az automatikus helyreállítást. Tekintsük az összes lehetőséget a táblákban elveszett változások helyreállítására.

Automatikus biztonsági mentés beállítása

A program képes létrehozni egy további fájlt, amely teljesen lemásolja az eredetit, és ezzel egyidejűleg frissül. A biztonsági mentés beállítása különösen fontos olyan esetekben, amikor fennáll a program vészleállításának vagy a számítógép leállításának veszélye. Ha eszköze instabil, kövesse néhány egyszerű lépést, hogy ne veszítse el a táblázat módosításait.

1. Nyissa meg a „Fájl” lapot, és keresse meg a „Mentés másként” elemet a menüben. Kattintson rá egy párbeszédpanel megnyitásához.

2. A megjelenő ablakban nyissa meg a „Szolgáltatás” kis menüt, a gomb alul található. Általános beállításokat igényel.

3. Jelölje be a „Mindig biztonsági másolat” jelölőnégyzetet. A többi mező kitöltése nem kötelező. Ha szeretné, azonnal jelszóval védheti a dokumentumot, és beállíthatja az ajánlott csak olvasási hozzáférést. Ha ebben az ablakban minden szükséges, kattintson az „OK” gombra.

4. A fájlt bármely kényelmes helyre mentjük ugyanazzal a „Mentés másként” ablakkal. Mindig lesz mellette egy XLK biztonsági másolat egy mappában vagy az asztalon.

Az első változtatások mentése után az eredmény így néz ki:

Fontos! Most már válaszolhatunk arra a kérdésre, hogy hol tároljuk a biztonsági másolatokat: ugyanabban a mappában, ahová az eredeti fájlt mentjük.

Hogyan készítsünk változatlan biztonsági másolatot

A rendszeres biztonsági mentés a munkafüzet verzióját menti Excel, amely egy mentéssel ezelőtt naprakész volt. Néha ez a lehetőség nem megfelelő, és szüksége van a dokumentum verziójára néhány lépéssel az utolsó mentés előtt. A dokumentum korábbi verzióinak eléréséhez telepítenie kell egy bővítményt. A Microsoft nem terjeszt ilyen kiegészítőket a hivatalos weboldalon, részben benne vannak a programban.

Figyelem! Nyílt forráskódú kiegészítőket találhatunk az interneten, használatuk legális. Ügyeljen arra, hogy víruskereső rendszerrel ellenőrizze a webhelyet és a letöltéseket, hogy ne veszélyeztesse a személyes adatokat és a fontos dokumentumokat.

A biztonsági mentéshez szükséges bővítmény neve VBA-Excel. A kiegészítő fizetős, de funkcióit a próbaidőszak alatt használhatod. Alkalmas Windows XP és újabb operációs rendszerrel rendelkező számítógépekhez, valamint az Excel 2007-es és újabb verzióihoz. A telepítési utasításokat a telepítőfájl tartalmazza.

1. A bővítmény telepítése után a VBA-Excel lap jelenik meg az eszköztáron. Nyissa meg, és kattintson a „Biztonsági mentés” gombra.
2. A megnyíló párbeszédpanelen válassza ki a mentési helyet, és adja meg a másolási beállításokat. Ha egyetlen fájlra van szüksége, amely az eredeti tartalmát másolja, akkor nem kell előírnia a másolatok automatikus létrehozásának időpontját. Kattintson a „Mentés” gombra.

Ha már nincs szükség másolatokra, ismét kattintson a „Biztonsági mentés” gombra. Megjelenik a „Biztonsági mentés megszakítása” sor – kattintson rá, és a fájlok nem jelennek meg. Ezt csak akkor kell megtenni, ha beállították az automatikus másolási beállításokat.

A módosítások automatikus mentésének beállítása a dokumentumban

Vészhelyzetekben a változtatások automatikus mentése is segít. A dokumentum másolatai az újraindítás után egy speciális lapon jelennek meg. A program rendszeres időközönként automatikusan rögzít minden, a könyvben megjelenő változást, ha a megfelelő beállításokat megadjuk.

1. Nyissa meg az „Opciók” részt a „Fájl” lapon. A képernyőn megjelenik egy párbeszédpanel menüvel – a „Mentés” elem szükséges.
2. Jelölje be az Automatikus mentés jelölőnégyzetet, és állítsa be a változtatások mentésének gyakoriságát. A beállításokban akár egy percet is beállíthat, de az ilyen gyakori mentés lelassítja az Excelt egy gyenge számítógépen. Érdemes a következő sort is kipipálni, hogy a dokumentum mentés nélküli bezárásakor automatikusan a legújabb automatikusan rögzített verzió kerüljön mentésre.

3. Válassza ki a mappákat a fájlok automatikus mentéséhez. Általában azonnal regisztrálásra kerülnek a beállításokban, és az elérési út az Excel mappákhoz vezet. Ha elégedett a fájlok mentési helyével, ne változtasson semmit. Tudnia kell, hogy hol tárolják az automatikus mentési fájlokat, hogy a jövőben gyorsan megtalálhassa őket.

A program vészhelyzeti bezárása után – például a számítógép kikapcsolásakor – újra meg kell nyitnia az Excelt, és a „Dokumentum-helyreállítás” lapon ki kell választania a menteni kívánt fájlt. Vannak automatikus mentési bejegyzések. A megfelelő verzió kiválasztásához ügyeljen a dokumentum létrehozási idejére.

Fontos! Ha a mentett fájlokra már nincs szükség, a dokumentumokkal való munka befejezése után megjelenő párbeszédpanelen kattintson a „Ne mentse” gombra.

A nem mentett Excel-munkafüzet helyreállítása

Ha egy összeomlás után nem tudta megnyitni egy dokumentum legújabb verzióját, elérheti azt a mappát, amelyben a meglévő automatikus mentési fájlok találhatók. Használjuk a „Fájl” fül funkcióit, hogy ne keressünk mappát az Intézőben.

1. Amikor a felhasználó megnyitja a „Fájl” lapot, a program automatikusan megjeleníti a „Részletek” részt. A képernyő alján találjuk a „Verziók” elemet, és kattintsunk a „Verziók kezelése” gombra.

2. Megnyílik egy menüpont – „A nem mentett könyvek visszaállítása”. Ha rákattint, megjelenik a dokumentum megnyitására szolgáló párbeszédpanel. Keresse meg a kívánt fájlt a listában, és kattintson a „Megnyitás” gombra.

Néha nincsenek dokumentumok a mappában. Ebben az esetben a „Verziók” elem mellett egy bejegyzés található, amely szerint a fájlnak nincs korábbi verziója. Ha ez megtörténik, nem tudja visszaállítani a végrehajtott módosításokat.